Những điều cần biết về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Lưu trữ chứng từ kế toán, hoặc một số giấy tờ, tài liệu như hóa đơn, hợp đồng lao động, hồ sơ kiểm toán, … đang là mối quan tâm của các doanh nghiệp ngày nay bởi đây là những loại giấy tờ quan trọng nhưng chúng chỉ có thời hạn nhất định làm sao để việc lưu trữ trở nên hiệu quả?

Lưu trữ khi còn hạn dùng và xử lý chúng khi không còn sử dụng được nữa để tiết kiệm diện tích nơi lưu trữ cho những loại hồ sơ tiếp theo là cách mà các doanh nghiệp muốn thực hiện. Vậy làm sao để biết thời hạn lưu trữ các chứng từ kế toán, hãy cùng Luuhoso tìm hiểu nhé.

>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 4, quận 5, quận, 6 TPHCM

Tài liệu kế toán bao gồm những gì? 

Chứng từ kế toán

Các loại chứng từ kế toán

Các loại tài liệu kế toán bao gồm: 

  • Chứng từ kế toán 
  • Sổ kế toán chi tiết, tổng hợp
  • Báo cáo tài chính 
  • Các loại tài liệu khác bao gồm hợp đồng, tài liệu kiểm toán,…ngoài ra còn rất nhiều tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, thuế,…

Thời hạn lưu trữ các loại tài liệu kế toán 

Tùy thuộc vào từng loại chứng từ kế toán mà có thời hạn lưu trữ khác nhau, phù hợp với quy định của pháp luật về đặc điểm tính chất của chúng để có thể lưu chứng từ một cách hiệu quả nhất.

>>> Bài viết dành cho bạn

Phiếu thu, phiếu chi, xuất nhập kho

Đối với những loại giấy tờ này, thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm đối với những loại giấy tờ theo điều 12 của nghị định 170/2016/NĐ – CP hướng dẫn luật kế toán:

  • Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho không lưu trong tập kế toán của bộ kế toán 
  • Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính.
  • Trường hợp những loại chứng từ kế toán trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì phải lưu trữ trên quy định đó.
Chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ các loại chứng từ kế toán

Báo cáo tài chính, quyết toán thuế 

Đối với những loại tài liệu này thời hạn lưu trữ là 10 năm (Theo quy định khoản 1 điều 13 nghị định 174/2016/NĐ – CP), các chứng từ thuộc thời gian lưu trữ này bao gồm: 

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán để lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Nếu các tài liệu nêu trên mà pháp luật khác quy định thì thực hiện theo quy định đó.

Hồ sơ tài sản cố định 

Hồ sơ tài sản cố định 

Hồ sơ tài sản cố định

Theo quy định tại khoản 2 điều 13 nghị định 174/2016/NĐ – CP thì thời hạn lưu trữ là 10 năm đối với các loại chứng từ liên quan tới tài sản cố định như thanh lý, nhượng bán , kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản…

Ngoài ra, một số tài liệu kế toán có thể được lưu trữ vĩnh viễn được áp dụng đối với những đơn vị kế toán nhà nước gồm báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước vào năm đã được Quốc hội phê chuẩn, báo cáo ngân sách quyết toán địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn, ….

Trên đây, là thời hạn lưu trữ của một số loại chứng từ kế toán mà Luuhoso muốn chia sẻ với bạn đọc. Chúng tôi hy vọng rằng, với bài viết này sẽ cung cấp được thông tin để các doanh nghiệp có thể thực hiện một cách hiệu quả nhất trong việc lưu hồ sơ, chứng từ.
Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc đang tìm một đơn vị về dịch vụ lưu trữ hãy liên hệ với Luuhoso để được chúng tôi hỗ trợ một cách tốt nhất nhé. 

Thông tin liên hệ 

Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
Website: http://luuhoso.com
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hường Ngô
Nguồn: http://luuhoso.com/

Những điều cần biết về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
Chi tiết về quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO
Menu
1800 9224