Những điều cần lưu ý khi thiết kế và xây dựng kho lưu trữ hồ sơ (Phần 1)

Hồ sơ và chứng từ là nguồn tài liệu, những bằng chứng cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức, đặc biệt quan trọng đối với những cơ quan Nhà nước. Cũng chính vì thế công tác, lưu trữ luôn là vần đề được quan tâm đặc biệt mỗi khi có chuyện liên quan. Do vậy, khi xây dựng cũng như thiết kế một kho lưu trữ luôn phải có một kế hoạch cụ thể thiết kế sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động, dễ tìm kiếm khi cần, không gian có thể chứa đựng hồ sơ tối thiểu lên đến 15 năm và chú ý đến những những yếu tố cơ bản như duy trì tối đa chất lượng, tuổi thọ tài liệu được lưu trữ.

he-thong-kho-luu-tru-nhieu-tang

Hệ thống kho lưu trữ nhiều tầng đạt chuẩn

Những yếu tố cần lưu ý khi thiết kết kho lưu giữ hồ sơ

  1. Lựa chọn địa điểm xây kho

Đối với những doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ thuê kho lưu hồ sơ thì điểm là yếu tố khá quan trọng để họ đưa ra quyết định nên chọn hay không để đề phòng rủi ro. Địa điểm kho lưu trữ hồ sơ phải đạt những yêu cầu cơ bản như sau; Khô ráo, độ ẩm thấp, môi trường xung quanh trong lành, địa chất ổn định, thuận lợi giao thông đi lại, xe phòng cháy – chữa cháy có thể dễ dàng ra vào.

>>> Bài viết hữu ích: 

  1. Quy mô kho

Ước tính diện tích xây kho còn phụ thuộc rất nhiều vào tình hình hoạt động và tiếp nhận văn bản hằng ngày của các tố chức, tuy nhiên bạn có thể ước tính dựa trên cách thức đơn giản là xem xét số lượng tài liệu hiện có và lượng hồ sơ lưu trữ trong khoảng 15 – 20 năm sau. Vì theo luật, nhiều chứng từ thuế bắt buộc các doanh nghiệp phải lưu giữ trong suốt 10 năm.

Trong một kho lưu trữ, rất có thể sẽ được thiết thiết kế ra nhiều phòng kho nhỏ để lưu trữ từng loại hồ sơ lâu trữ khác biệt.

  1. Diện tích các phòng kho

Để dễ dàng quản lý cũng như vệ sinh, bảo quản kho không nên rộng quá 200m vuông, thiết kế các các giá kệ, diện tích các lối đi trong kho cần phân ra một lối đi chính để đủ diện tích dùng các phương tiện di chuyển cũng như đề phòng khi có  hỏa hoạn xảy ra.

Tham khảo cách thiết kế lối đi trong kho như sau, lối đi giữa các hàng giá: 0.7m-0.8m , lối đi đầu giá: 0.4m-0.6m, lối đi chính trong kho: 1.2m-1.5m, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0.8m-1.20m.

  1. Thiết kế, xây dựng tường kho

Tường kho và tường ngăn giữa các phòng kho phải có độ chịu lửa theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định (không xập đổ sau 4 giờ có cháy).

Tường kho phía ngoài phải bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa…

Tường của kho có lắp đặt máy điều hòa không khí phải xây 2 lớp, khoảng trống ở giữa phải có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt…

Những điều cần lưu ý khi thiết kế và xây dựng kho lưu trữ hồ sơ (Phần 1), vừa được Lưu Hồ Sơ chia sẻ trong bài viết, để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác, mời bạn ghé ngay website của chúng tôi, liên hệ chúng tôi qua thông tin bên dưới nếu bạn đang tìm một dịch vụ cho thuê kho bãi chất lượng giá rẻ nhé.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn: http://luuhoso.com/

Hướng dẫn bảo quản tư liệu lưu trữ lâu ngày (Phần 1)
Những điều cần lưu ý khi thiết kế và xây dựng kho lưu trữ hồ sơ (Phần 2)
Menu
1800 9224