Công việc lưu trữ hồ sơ nhất là tại các công ty dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ chưa bao giờ là dễ dàng vì họ đang gánh lên mình trọng trách đảm bảo sự an toàn cho những hồ sơ chứa những số liệu quan trọng cho cả một công ty và việc đảm bảo an toàn cho tất cả hồ sơ của khách hàng được lưu trữ tại kho của chúng ta quả thật là một công việc không hề dễ dàng. Nó đòi hỏi các công ty này phải có rất nhiều sự đầu tư cũng như chuẩn bị và thực hiện hàng ngày để có thể giúp cho các loại hồ sơ trang bị của chúng ta thật an toàn. Vậy để có thể giúp cho chúng thật an toàn chúng ta cần phải thực hiện điều gì.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói quận 1, quận 2, quận 3
Hôm nay công ty dịch vụ lưu trữ hồ sơ của chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn những vấn đề mà chúng ta cần lưu ý khi thực hiện kinh doanh lưu trữ hồ sơ vào mua mưa, một mùa mà cực kỳ có hại cho việc bảo vệ, lưu trữ giấy tờ.
Kho lưu trữ hồ sơ tập trung
Những điều cần biết khi lưu hồ sơ vào mùa mưa
Khi lưu hồ sơ vào mùa mưa chúng ta thường gặp rất nhiều bất lợi hơn những mùa khô ráo.
Thứ nhất, mùa mưa là mùa mà mối mọt rất dễ sinh sôi và nãy nở vì vậy chúng ta cần phải tập trung trong việc bảo quản các loại hồ sơ chống mối một bằng cách răng nhiệt độ cho phòng lưu trữ lên bằng hệ thống đèn, luân chuyển không khí thật tốt và đặc biệt là kết hợp các loại thuốc chống mối mọt được chúng ta xịt vào dưới các chân tủ để chúng ta có thể bảo vệ thật tốt những loại hồ sơ số liệu này trước sự xâm lăng của các loại mối mọt.
Lưu trữ mùa mưa khá khó khăn
Thứ hai chính là không khí ẩm. Kho lưu trữ chứng từ chính là một trong những môi trường dễ chịu tác động nhất do chúng khá kín và trong mùa mưa độ ẩm tăng lên trong không khí khá nhiều và nếu như chúng ta không có biệt pháp tốt thì số lượng hồ sơ chúng ta lưu trong kho cũng bị ẩm dần dần lâu ngày chúng dễ dàng trở nên mục nát hay lem chữ vì vậy chúng ta cần đảm bảo không khí trong kho lưu trữ của chúng ta luôn ở mức tốt để có thể giúp cho các loại hồ sơ của chúng ta thật an toàn.
>>> Bài viết dành cho bạn:
- Cách bảo quản hồ sơ không bị xáo trộn
- Tiến trình quản lý hồ sơ trong văn phòng
- Quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp
Và đặc biệt hệ thống chống ngập cho toàn bộ kho cũng cần được tập trung thật tốt để cho dù mưa có lớn đến cỡ nào thì kho của chúng ta cũng không bị ngập làm ảnh hưởng đến hồ sơ được lưu bên trên. Có thể nói trong mùa mưa thì công tác bảo vệ cho hồ sơ lưu trong kho bao giờ cũng trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Hy vọng với bài viết trên mà dịch vụ lưu chứng từ hồ sơ chuyên nghiệp – Lưu Hồ Sơ chia sẻ đã có thể giúp bạn có thể lưu hồ sơ của doanh nghiệp mình an toàn vào mùa mưa nhé. Để cập nhật thêm những kiến thức hữu ích hãy theo dõi chúng tôi qua website nhé.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: https://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn: https://luuhoso.com/
