Những lý do nên sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ công trình

Theo quy định thì tất cả những loại hồ sơ chứng từ đều phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là năm năm. Chính vì thế, nhu cầu lưu trữ hồ sơ nói chung hay lưu trữ hồ sơ công trình nói riêng ngày một tăng.

Đối với những công ty xây dựng, lượng hồ sơ hàng năm sẽ tăng lên, theo thời gian số lượng hồ sơ sẽ rất nhiều. Việc quản lý và bảo quản những hồ sơ công trình đòi hỏi kinh nghiệm và nhiều công cụ và thiết bị.

Một số công ty quyết định tự lưu hồ sơ nhưng sẽ cần nguồn lực khá lớn, vì thế giải pháp này nên được cân nhắc bởi sử dụng dịch vụ của một công ty khác sẽ có lợi hơn rất nhiều. Ở bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cho các anh chị một số lý do mà anh chị nên sử dụng dịch vụ ở một công ty khác.

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ công trình

Những nguồn lực sẵn có mà các công ty dịch vụ chuẩn bị sẵn, chắc chắn sẽ là đáp ứng nhu cầu của những doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ. Vì vậy, sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ từ bên ngoài sẽ là một giải pháp tiết kiệm và an toàn cho những doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do mà anh chị có thể thấy:

Được đảm bảo an toàn

Chế độ bảo quản luôn được giám sát, bảo vệ hàng ngày. Những rủi ro xảy đến với các hồ sơ sẽ được giảm xuống tới mức đáng kể. Khi sử dụng dịch vụ lưu hồ sơ, những máy móc hiện đại và cả những con người chuyên môn đều được chuẩn bị một cách chu đáo.

>> Tham khảo: Cách lưu chứng từ khoa học và hiệu quả

Có quy trình rõ ràng

Về quy trình, nhìn chung thì các công ty dịch vụ có quy trình tương đối giống nhau. Khách hàng có nhu cầu lưu trữ hồ sơ công trình sẽ gọi điện đến các công ty dịch vụ, sau đó bên công ty sẽ tư vấn vào báo giá. Nếu như hai bên đồng ý, tiếp theo sẽ gặp mặt, ký kết hợp đồng và thực hiện vận chuyển hồ sơ về kho.

Nhân viên kho sẽ tiến hành phân loại đóng gói rõ ràng. Khi khách hàng cần truy xuất tài liệu gì cũng được lấy rất nhanh chóng bởi việc sắp xếp khoa học và đã được tính toán từ trước.

>> Bài viết khác: Tìm hiểu về tài liệu lưu trữ điện tử

Vấn đề bảo mật tốt

Về chế độ bảo mật, vấn đề này hiện cũng được khách hàng quan tâm rất nhiều, vì thế bên dịch luôn đảm bảo an toàn tuyệt đối. Các thùng hồ sơ, tài liệu đều được niêm phong để bảo vệ những thông tin quan trong của khách hàng.

Như vậy là tôi vừa chia sẻ đến anh chị những lý do nên lưu trữ hồ sơ công trình. Vấn đề này, anh chị có thể linh động để lựa chọn, nếu đủ nguồn lực và có kinh nghiệm, anh chị hoàn toàn có thể tự bảo quản. Hoặc anh chị có thể lựa chọn dịch vụ, cũng là một giải pháp giúp anh chị tiết kiệm chi phí.

Công ty Vinamoves là một trong những đơn vị được khách hàng tin tưởng và sử dụng dịch vụ. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được đầu tư trang kho xưởng, trang thiết bị hiện đại. Vinamoves có thể là đối tác lâu dài của anh chị.