Nếu nhắc đến lưu hồ sơ kinh doanh thì có lẽ chúng ta có rất nhiều vấn đề cần phải đặt ra làm sao để lưu hồ sơ chuyên nghiệp và thật tốt như chú ý về độ bảo mật, cách bảo quản lâu hồ sơ mà không để xảy ra các tình trạng mất mát hay hư hỏng, hay cách để xây dựng cho chúng ta những kho lưu thật tốt và thật chất lượng và còn ất nhiều những vấn đề khác mà chúng ta cần tập trung quan tâm để cho công tác lưu trữ về hồ sơ của chúng ta thật chuyên nghiệp.
>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận Gò Vấp, Bình Thạnh, Phú Nhuận, Tân Bình
Việc sắp xếp kho lưu rất quan trọng
Mà bài viết hôm nay chúng tôi muốn đề cập đến một vấn đề thường thấy khi mà bạn thực hiện tự lưu trữ hồ sơ mà không phải thông qua các dịch vụ thuê kho lưu trữ thường gặp đó chính là vấn đề hồ sơ lưu lâu năm trở nên lộn xộn, truy xuất và so lưu đối chiếu mất nhiều thời gian, nếu bạn đang gặp những tình trạng trên thì có lẽ bạn cần phải điều chỉnh lại cách thức lưu hồ sơ của mình sao cho chuẩn mực hi7n hiện tại để có thể chuyên nghiệp hơn trong lĩnh vực này.
>>> Bài viết liên quan:
Nguyên nhân vì sao lưu hồ sơ khó truy xuất
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng hệ thống kho lưu trữ của bạn khó truy cập có 3 nguyên nhân chính mà theo khảo sát từ các khách hàng trước đây gặp rắc rối về tình trạng trên cho chúng tôi biết.
Nguyên nhân đầu tiên chính là họ hệ thống quá rời rạc theo từng năm và dự án, chẳng hạn khi có dự án mới trong cùng một năm mà khi họ phân các khu lưu trữ theo năm họ thường dồn hồ sơ các dự án lẫn lộn với nhau dẫn đến khi muốn tìm ra hồ sơ của năm đó ở một dự án cụ thể họ thường phải mất khá nhiều thời gian để có thể thực hiện việc tìm kiếm.
Hệ thống kho lưu hồ sơ
Nguyên nhân thứ hai là về phân khu hồ sơ khi chuyển giao cũ và mới, trong cùng một năm, khi họ chuyển giao hồ sơ và sắp xếp lại họ thường để không đúng trình tự dẫn đến việc hồ sơ mới và cũ lẫn lộn với nhau một cách vô tổ chức khiến cho việc truy xuất hồ sơ của họ sau này gặp rất nhiều rắc rối.
Và cuối cùng chính là việc hủy hồ sơ không có tổ chức, khi họ hủy hồ sơ của một kệ nào đó họ lại dồn số hồ sơ mới lại làm cho ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến tổ chức lưu trữ của hồ sơ và khiến cho mọi việc trong lưu trữ hồ sơ trở nên khó khăn hơn vì thế bạn cần phải chú ý thật kỹ đến những vấn đề này và khi biết được nguyên nhân thì chúng ta sẽ có phương hướng giải quyết dễ dàng hơn.
Bài viết chia sẻ những những nguyên do khiến hồ sơ lộn xộn khó truy xuất, hãy liên hệ với chúng tôi qua thông tin liên hệ bên dưới nếu gặp bất kỳ khó khăn gì hoặc cần thuê kho lưu hồ sơ chứng từ nhé.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn:http://luuhoso.com/
