Những quy định về lưu trữ hồ sơ bệnh án

Những quy định về lưu trữ hồ sơ bệnh án gồm những quy định gì bạn đã biết chưa? Có những quy định chung, quy định cụ thể nào? 

Lưu trữ hồ sơ bệnh án là một điều hết sức quan trọng để bệnh viện hoặc cơ sở y tế có thể nắm được tình hình và tiện trong quá trình theo dõi tình trạng bệnh nhân. Vì vậy mà quy trình lưu trữ hồ sơ bệnh án cũng khá tỉ mì và phải đòi hỏi phải theo đúng quy định của pháp luật để có thể kiểm soát một cách tốt nhất. 

Bài viết này, Lưu Hồ Sơ xin chia sẻ đến bạn những quy định về lưu trữ hồ sơ bệnh án bạn cần biết để có thể an tâm hơn nhé.

>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 1, quận 2, quận 3 TPHCM

Quy định chung khi lưu giữ hồ sơ bệnh án 

Căn cứ vào những quy chế pháp lý Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 và Quyết định 1895/1997/QĐ-BYT về việc ban hành quy chế bệnh viện thì: 

• Hồ sơ bệnh án là tài liệu quan trọng cần được giữ gìn và đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
• Với hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú, chuyển viện và tử vong được hoàn chỉnh các thủ tục hành chính theo quy chế vào viện chuyển khoa chuyển viện ra viện sau đó chuyển đến phòng kế hoạch tổng hợp lưu trữ theo quy định. 
• Việc khai thác và sử dụng hồ sơ phải theo đúng quy định.

>>>> Bài viết có thể bạn quan tâm: 

• Những điều cần biết về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
• Có những quy định nào về lưu trữ hồ sơ xây dựng?
• Một số quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu cần thiết

Quy định cụ thể khi lưu hồ sơ bệnh án 

Ngoài những quy định chung về việc lưu trữ hồ sơ bệnh án, thì quy định lưu trữ còn được  chia ra những quy định cụ thể như sau: 

Lưu trữ hồ sơ bệnh án 

Lưu trữ hồ sơ bệnh án đối với từng trường hợp đăng kí lưu trú, bảo quản hồ sơ bệnh án và hồ sơ bệnh án cho người tử vong sẽ có những quy định về cách thức lưu trữ và lưu ý riêng.

Đăng ký lưu trú: 

• Người bệnh ra viện trong vòng 24h, khoa phải hoàn chỉnh các thủ tục của hồ sơ bệnh án theo đúng quy chế và chuyển đến phòng khoa học tổng hợp
• Phòng kế hoạch tổng hợp kiểm tra việc thực hiện quy chế hồ sơ bệnh án của khoa trình giám đốc duyệt và chuyển lưu trữ.
• Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú lưu trữ 10 năm.
• Hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, sinh hoạt lưu trữ ít nhất 15 năm 
• Hồ sơ bệnh án tử vong lưu trữ ít nhất 20 năm.

Giữ gìn và bảo quản hồ sơ bệnh án 

• Phải có viên chức chuyên trách được phân công để giữ gìn và bảo quản hồ sơ bệnh án được trưởng phòng kế hoạch tổng hợp trực tiếp phân công.

• Để đảm bảo lưu giữ và bảo quản tốt và cung cấp tài liệu nhanh chóng hồ sơ bệnh án được đánh số thứ tự chuyên khoa hoặc theo danh mục bệnh tật quốc tế và bảo quản tủ riêng theo thứ tự từng năm.
• Hồ sơ bệnh án phải được ghi đầy đủ thông tin quy định vào sổ lưu trữ 
• Hồ sơ bệnh án phải được đảm bảo an toàn và có các biện pháp chống ẩm, phòng cháy, chống dán, chống chuột, chống mối và các côn trùng khá

Hồ sơ người bệnh tử vong: 

• Hồ sơ bệnh tử vong phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ riêng theo từng năm 
• Tủ lưu trữ hồ sơ bệnh án phải luôn khóa kỹ càng, cần có người được giao trách nhiệm cho người giữ hồ sơ bệnh án do giám đốc bệnh viện phân công.

Sử dụng hồ sơ bệnh án lưu trữ 

• Khi bác sĩ trong bệnh viện muốn mượn hồ sơ bệnh án để giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học phải có giấy đề nghị ghi rõ mục đích thông qua trưởng phòng kế hoạch tổng hợp và chỉ được đọc tại chỗ. Đối với hồ sơ bệnh án cho người tử vong ngoài những quy định được nêu trên thì phải được giám đốc bệnh viện ký duyệt.
• Phòng kế hoạch tổng hợp phải có sổ theo dõi người đến mượn và lưu trữ giấy đề nghị.
• Người mượn sổ hồ sơ bệnh án không được tiết lộ nghề nghiệp chuyên môn

 

Cơ quan pháp luật và thanh tra sử dụng hồ sơ bệnh án 

• Phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị rõ mục đích sử dụng hồ sơ bệnh án 
• Căn cứ giấy giới thiệu hoặc yêu cầu, trưởng phòng kế hoạch tổng hợp báo cáo giám đốc ký duyệt mới được phép đưa cho mượn đọc hay sao chụp tại chỗ.
• Đối với hồ sơ bệnh án tử vong giám đốc bệnh viện cần báo cáo cấp trên quản lý trực tiếp, sau khi được sự cho phép giám đốc bệnh viện mới được cho phép mượn hoặc sao chụp tại chỗ.
• Đối với hồ sơ bệnh án diện quản lý bảo vệ sức khỏe trung ương cần được sự cho phép của chủ tịch hội đồng quản lý sức khỏe cán bộ cao cấp của Đảng và Nhà nước mới được phép cho mượn đọc hoặc sao chụp, chép lại chỗ.

Trên đây là những quy định chung về lưu trữ hồ sơ bệnh án mà Lưu Hồ Sơ muốn chia sẻ, hy vọng rằng bạn có thể nắm rõ những quy định chung cũng như quy định cụ thể. 

Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc gì về việc dịch vụ lưu trữ hãy liên hệ với chúng tôi, Lưu Hồ Sơ rất mong có thể được phục vụ và giải đáp những thắc mắc của bạn.

Thông tin liên hệ 

Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hường Ngô
Nguồn: http://luuhoso.com/