Những công tác soan thảo và duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao cũng như tiếp nhận và đăng ký quản lý văn bản hồ sơ,… thì được gọi chung là công tác lưu trữ. Từ những vấn đề trên cho ta thấy việc lưu trữ hồ sơ là một hoạt động thường xuyên và vô cùng quan trọng góp một phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý cũng như là lãnh đạo. Trong quá trình thực hiện phải bảo đảm tính nhanh chóng và hiệu quả.
Yêu cầu của công tác bảo quản hồ sơ
Nhanh chóng luôn là một yêu cầu đối với công tác bảo quản văn thư. Quá trình công việc của công ty và các tổ chức kinh doanh luôn cần phải bảo lưu thông tin cũng như là hợp đồng một cách nhanh an toàn và bảo mật. Khi thực hiện yêu cầu này thì phải xem xét mức độ quan trọng như thế nào và cần phải có sự phân loại và quản lý thật hiệu quả để quá trình tìm kiếm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Bảo quản phải chính xác về nội dung nên văn bản phải giải quyết công việc và không trái với nội quy bảo mật của nhà nước về vấn đề lưu trữ.
Lưu trữ hiệu quả
Mọi thông tin đều phải được lưu trữ một cách bảo mật và bảo quản tốt nhất với hệ thống kho lưu trữ hiện đại công ty vinamoves sẽ bảo đảm hồ sơ luôn an toàn. Hệ thống thông thoáng và các biện pháp chóng cháy của như là xử lý các loại côn trùng động vật phá hoại tài liệu hồ sơ như mối, chuột, gián,… đội ngũ nhân viên quản lý một cách nghiêm túc và có thể giải quyết bất kỳ vấn đề nào xảy ra. Việc cung cấp đầy đủ thông tin hồ sơ sẽ giúp cho việc nâng cao năng suất và chất lượng của việc kinh doanh của các cơ quan và tổ chức về những vấn đề liên quan đến giấy tờ.
Lưu trữ hiệu quả
Tất cả các công ty hay tổ chức kinh doanh đều phải dựa vào những nguồn thông tin liên quan để có thể bắt đầu cũng như giải quyết những vấn đề liên quan. Tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kinh doanh và lưu trữ thuận lợi. Tùy vào tính chất cũng như là mức độ công việc mà việc bảo quản hồ sơ ra sao bởi mức độ bảo mật cao thì thông tin vô cùng quan trọng và ngược lại. Việc lưu trữ hồ sơ luôn bảo đảm trách nhiệm của công ty. Tính chất gọn gàng và ngăn nắp luôn được bảo đảm khi lưu trữ hồ sơ và công việc này luôn được duy trì trong quá trình lưu trữ. Việc phân loại một cách khoa học là điều mà nhiều công ty luôn thích thú bởi lẽ điều này giúp cho việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.
