Những yêu cầu khi lập hồ sơ doanh nghiệp

Người làm bộ phận hành chính phải hiểu rõ những yêu cầu khi lập hồ sơ doanh nghiệp để thực hiện chính xác và giữ được giá trị đúng của loại hồ sơ đó.

Hồ sơ doanh nghiệp là một tài sản có giá trị, ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động quản lý và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Vì vậy, những nội dung trong hồ sơ phải được thiết lập một cách hoàn toàn chính xác, trung thực. Cùng theo dõi bài viết sau đây để hiểu thêm về những yêu cầu đối với hồ sơ trong doanh nghiệp của Lưu Hồ Sơ nhé.

Những yêu cầu khi lập hồ sơ doanh nghiệp

Thuận tiện trong việc tra cứu

Khi lập hồ sơ trong doanh nghiệp, người thực hiện phải thiết lập đầy đủ các yếu tố bên trong và bên ngoài để tiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra:

• Bên ngoài hồ sơ: Ghi đầy đủ các yếu tố về tác giả, tiêu đề, số hồ sơ, thời gian lập hồ sơ, thời gian lưu chứng từ;
• Bên trong được sắp xếp giấy tờ theo trình tự đã quy định để dễ dàng kiểm tra xem hồ sơ đã đầy đủ hay chưa.

Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

Hồ sơ cơ quan được lập ra phải phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của từng cơ quan và đơn vị công tác, vì đây là những giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đây có thể là hồ sơ được doanh nghiệp lập thành hoặc những hồ sơ nhận từ bên ngoài.

Xem thêm:

• Định nghĩa 5S là gì? Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng tiêu chuẩn 5S
• Các quy trình lưu trữ chứng từ kế toán khoa học nhất
• Chi tiết về quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO

Mỗi loại tài liệu sẽ đảm nhận những chức năng khác nhau với cùng một công việc: Như có loại giấy thông báo để cập nhật thông tin, giấy chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ, tài liệu tham khảo… Vậy tùy theo chức năng, nhiệm vụ khác nhau mà lập hồ sơ cho phù hợp.

Đảm bảo tính giá trị nguyên vẹn

Tài liệu hồ sơ cũng có rất nhiều loại, có thể liên quan trực tiếp đến công việc hoặc chỉ là một tài liệu mang tính chất thông báo, tham khảo, có thể có tính pháp lý của một văn bản hoặc không có giá trị pháp lý như bản chụp, bản soạn nháp, bản Photocopy hoặc những văn bản không đầy đủ thể thức.

Tuy nhiên, giấy tờ tài liệu được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc nên chúng phải được lập thật chính xác và có giá trị về thông tin. Khi lập hồ sơ bắt buộc phải lựa chọn ra những tài liệu thật có giá trị.

Lập hồ sơ doanh nghiệp phù hợp với quy định Pháp Luật

Tài liệu hồ sơ trong doanh nghiệp phải phản ánh chính xác trình tự diễn biến của sự việc và phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Yêu cầu khi lập hồ sơ phải đầy đủ thông tin về vấn đề đố, sự việc đó và có con người chịu trách nhiệm cụ thể. 

Hồ sơ tài liệu phải được sắp xếp theo trình tự được quy định để đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu. Theo đó người quản lý sẽ dễ dàng kiểm tra quá trình diễn ra của vấn đề, sự việc được lập hồ sơ từ đầu đến khi kết thúc.

Một ví dụ cụ thể hơn: Doanh nghiệp tổ chức hội nghị, khi lập hồ sơ phải có đầy đủ các tài liệu như sau: Bản kế hoạch tổ chức hội nghị, văn bản được cấp trên phê duyệt tổ chức hội nghị, công văn triệu tập người có liên quan, danh sách đại biểu và người tham dự, bản chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tài chính, các văn bản tham luận, diễn văn bế mạc, các biên bản hội nghị, các tải liệu hình ảnh, băng ghi hình, video.. Đây cũng là yêu cầu khi doanh nghiệp lưu trữ trên máy tính.

Trên đây là những yêu cầu khi lập hồ sơ trong doanh nghiệp. Việc thực hiểu và thực hiện tốt những yêu cầu trên đây sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm, quản lý, lưu trữ hồ sơ. Ngoài ra việc lưu hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn truy xuất thông tin nhanh chóng khi có thanh tra điều tra.

Thông tin liên hệ 

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
• Website: https://www.luuhoso.com
• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân