Việc lưu chứng từ hồ sơ là vô cùng quan trọng và cần thiết mà bất kỳ công ty nào cũng phải thực hiện. Với những thông tin bảo mật và những dự án có dấu mộc thì phải được lưu trữ một cách tuyệt đối. Bởi vì điều này sẽ giúp cho công ty kiểm soát được mọi việc trong vấn đề làm ăn một cách an toàn và nhanh chóng. Việc sắp xếp hồ sơ lưu trữ sao cho khoa học để có thể dễ dàng tìm kiếm là một chuyện cần phải có sự đầu tư kỹ lưỡng về phương pháp. Mỗi công ty đều có cách giải quyết vấn đề lưu trữ khác nhau chính vì vậy việc tìm ra một phương pháp hiệu quả là vô cùng quan trọng và cần thiết đối với từng bộ phận riêng biệt.
Dễ dàng tìm kiếm và không bị lẫn lộn các hồ sơ với nhau
Khi lưu trữ hồ sơ bạn cần có kệ tủ hồ sơ để có thể lưu trữ một cách hiệu quả. Chia thành nhiều tầng và nhiều khu riêng biệt để có thể tập trung các loại hồ sơ cũng như là dự án cùng nhau về một nơi. Phân rõ tên gọi từng dự án và ngày giờ cụ thể để có thể dễ dàng tìm kiếm. Nghe thì có vẻ khá đơn giản nhưng khi làm thì số lượng công việc mỗi ngày mỗi tăng và chính vì điều này số lượng hồ sơ cũng tăng theo. Thế nên khi tìm kiếm và nhất là đối với những nhân viên mới chưa rõ vị trí lưu trữ thì sẽ vô cùng khó khăn. Vì thế việc phân loại, dán nhãn và đánh dấu sẽ giúp cho việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.
Kho lưu trữ hồ sơ
Mặt khác việc lưu trữ hồ sơ ở các công ty gặp phải môt vấn đề đó chính là diện tích lưu trữ có giới hạn. Điều này sẽ hạn chế một phần nào khả năng lưu trữ của các công ty hơn nữa hệ thống phòng cháy chữa cháy. Cũng như là vệ sinh thông thoáng sẽ bị hạn chế một phần nào do không được bảo đảm như các kho lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp. Chính vì vậy các công ty thường sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ của công ty Vinamoves để lưu trữ một cách an toàn.
Bảo mật hồ sơ
Với hệ thống thông khí và chữa cháy, camera quan sát 24/24 thì sẽ bảo đảm được vấn đề quản lý một cách chặt chẽ an toàn và bảo mật cho các loại hồ sơ. Có đội ngũ nhân viên bảo vệ túc trực để kiểm tra và giám sát các loại hàng hóa lưu trữ. Xuất nhập kho một cách cẩn thận và nhất là bảo đảm mọi thứ luôn trong tầm kiểm soát một cách tuyệt đối.
