Có thể nói, trong công tác lưu trữ hồ sơ sẽ có rất nhiều phương pháp để bạn có thể quản lý hồ sơ hiệu quả và một trong những phương pháp lưu trữ hồ sơ được nhiều người áp dụng nhất chính là sắp xếp hồ sơ theo số và theo mẫu tự. Vì với tính chất đơn giản dễ thực hiện mà mang lại hiệu quá cao cho nên có rất nhiều người đã áp dụng phương pháp này vào công tác lưu trữ hồ sơ và quản lý hồ sơ.
Trong bài viết lần này công ty dịch vụ lưu kho hồ sơ Vinamoves xin chia sẻ với mọi người phương pháp lưu trữ hồ sơ theo vần và mẫu tự mong có thể giúp cho công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ của bạn thêm phần hiệu quả.
>>>> Có thể bạn cần: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 7, quận 8, quận 9 TPHCM
Lưu trữ kho hồ sơ
Lưu trữ hồ sơ phân loại theo chữ cái
Phân loại hồ sơ theo chữ cái dựa trên tên của hồ sơ, phân chia thành nhóm nhỏ để có thể thực hiện trên một cơ sở khoa học. Và một khi đã quyết định những sự phân nhóm chính thì chúng có thể được chia nhỏ lại thành nhóm nhỏ hơn. Nên nếu có thể hãy mở rộng những nhóm chính và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
Thuận lợi: Dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, dể kiểm tra có thể nhanh chóng kiểm tra xem có tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không. Tuy nhiên sẽ có một số bất lợi là dễ bị trung lập tên giữa các loại hồ sơ với nhau, khiến bạn dễ lẫn lộn khi tìm kiếm
Lời khuyên chung: Bạn có thể tùy biến phương pháp phân loại này như sửa đổi như mở rộng lưu trữ chủ đề thay vì chỉ bao gồm tên. Điều này làm cho việc lưu trữ có thể nới rộng thêm, có thể lưu trữ một hồ sơ theo những tiêu đề khác nhau để khắc phục những bất lợi trong việc phân loại theo chữ cái. Vì khó khăn cho việc tìm kiếm, nên ở mỗi một doanh nghiệp người ta thường quy định một loại mã riêng. Việc dùng một hình thức mã nào đó có thể giúp khắc phục nhiều khó khăn.
>>>> Bài viết dành cho bạn:
- Bí quyết lấp đầy khoảng trống cho hồ sơ xin việc
- Lưu trữ điện tử giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn
- Giải quyết tài liệu còn tích đống chưa được xử lý tại các cơ quan Nhà nước
Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề
Có thể nói đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm hoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn.
Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.
Khó khăn: có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp. Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.
Như vậy với bài viết trên, dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ đã cung cấp cho bạn thêm những kiến thức về phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số và theo mẫu tự, hy vọng có thể giúp ích cho bạn. Nếu có bất kuf thắc mắc gì về việc lưu hồ sơ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhé.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn: http://luuhoso.com/
