Công việc tiếp nhận hồ sơ và lưu trữ hồ sơ luôn là một công việc vô cùng quan trọng với bất kinh doanh nghiệp nào. Đây là một gánh nặng thực sự với bất kỳ ai làm việc trong văn phòng bởi lẽ phải sắp xếp lưu trữ hồ sợ một cách khoa học. Không phải ai cũng có thể làm tốt công việc này vì thế bạn cần phải tham khảo các trình tự sắp xếp hồ sơ một cách khoa học và có thứ tự hiệu quả. Đây là kinh nghiệm được đúc kết lại từ lâu và được nhiều nơi lưu trữ hồ sơ sử dụng để giúp cho công việc trở nên dễ dàng hơn.
Hồ sơ lưu trữ cần được sắp xếp khoa học và hợp lý
Không bao giờ nên dùng cặ hay túi nhỏ để đựng hồ sơ bởi vì điều này không thể giúp bạn quản lý được một lượng lớn hồ sơ cùng một lúc. Cần trang bị một tủ hồ sơ hoặc kệ có nhiều ngăn mới có thể lưu trữ được tốt và hiệu quả hơn. Việc lựa chọn những chiếc tủ có nhiều ngăn và phải phù hợp với từng loại hồ sơ để đảm bảo được giấy tờ được lưu trữ một cách khoa học. Phân loại một cách rõ ràng và không lẫn lộn với nhau thì mới có thể yên tâm lưu trữ một cách thổi mái.
Lưu trữ hồ sơ
Tuy nhiên bạn có thể mua loại tủ treo tường bởi trong một không gian nhỏ thì việc để thêm một chiếc tủ là điều khá chiếm diện tích. Bạn sẽ tiết kiệm được một khoảng không gian khá rộng cho mình khi dùng loại tủ này. Khá gọn nhẹ và có thể giải quyết được một khối lượng hồ sơ khá lớn hơn là bạn nghĩ. Hãy dùng những mẫu giấy nhỏ ghi chú từng loại hồ sơ riêng biệt dùng bạn lưu trữ ở đâu và như thế nào bởi lẽ việc này sẽ giúp bạn dễ tìm kiếm và nhận biết một cách dễ dàng hơn. Bởi nếu không có việc này thì việc kiểm tra sắp xếp sẽ bị ảnh hưởng khá nhiều hơn bạn nghĩ.
Phân loại khoa học
Đầu tiên bạn cần phải biết phân loại như thế nào có thể là phân loại theo chủ đề chẳng hạn như là báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, hoặc là tiếp thị,… ngoài ra việc phân loại còn dựa theo cụm ví dụ như là cụm quý 1, cụm quý 2,.. hoặc theo nhóm… việc dựa vào thời gian để sắp xếp những hồ sơ liên quan đến từng thời điểm sẽ giúp bạn quản lý ghi chú dễ dàng hơn. Ngoài ra còn việc lưu trữ và sắp xếp theo tính chất của hồ sơ cũng vô cùng quan trọng. Việc lưu trữ phải được cố định một vị trí để giúp việc truy cập của bạn được nhanh chóng và không nhằm lẫn trong công việc của mình tránh mất thời gian.
