Mục lục:
Việc lưu trữ hồ sơ trong kho sao cho luôn đảm bảo được an toàn, kéo dài độ bền của tài liệu là điều mà doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Vậy làm sao để tạo nên một kho lưu trữ tốt? Bài viết hôm nay, Vinamoves sẽ chia sẻ với các bạn những phương tiện và thiết bị lưu kho như thế nào thì chất lượng.
Các hồ sơ ở dạng giấy thì cần được bảo quản ở nơi khô thoáng, tránh ẩm mốc và nhiệt độ cao. Yếu tố môi trường sẽ trực tiếp làm ảnh hưởng đến chất lượng giấy và mực in trên hồ sơ. Bởi thế trước khi lưu kho hồ sơ, bạn cần phải nghiên cứu kỹ các tiêu chuẩn, quy cách cho từng bộ phận.
Bạn cùng đọc tiếp nội dung bên dưới để tìm hiểu doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì và chuẩn bị ra sao nhé.
Phương tiện lưu trữ kho hồ sơ
Theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012, Bộ Khoa học Công nghệ đã đưa ra những tiêu chuẩn hướng dẫn cụ thể các phương tiện lưu trữ kho hồ sơ, cụ thể như sau:
Bìa hồ sơ
Căn cứ TCVN 9251:2012, bìa hồ sơ được áp dụng là loại bìa giấy. Theo đó, loại giấy phải làm từ bột giấy hoá học tẩy trắng, gồm bột giấy nguyên thuỷ, bột giấy tái chế hoặc hỗn hợp của cả 2 loại đó.
Bìa hồ sơ phải đồng đều màu sắc, vuông vắn, các đường gấp nếp phải liên tục. Bề mặt không bị trầy xước, nhàu nát, không có xơ sợi bám dính. Các nội dung in trên bìa phải cân đối, ngay ngắn và rõ nét, bền màu. Bạn có thể sử dụng bất kỳ phương tiện vận chuyển thích hợp nào miễn sao bảo đảm chất lượng của chúng.
>> Tìm hiểu thêm: Lý do tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ
Hộp bảo quản hồ sơ
Loại hộp dùng để bảo quản hồ sơ thông thường là thùng các-tông. Theo TCVN 9252:2012, nguyên liệu làm hộp cũng giống bìa hồ sơ, tức là từ bột giấy hoá học. Yêu cầu của hộp đạt chuẩn là phải có bề mặt nhẵn mịn, không có vết trầy xước, không có các sợi bám dính; các góc hộp phải vuông vắn và khít khi hộp đậy kín; các mép gấp không bị gãy.
Phía ngoài bạn phải đính kèm nhãn ghi thông tin nhằm để khâu phân loại, tìm kiếm và lưu trữ kho hồ sơ diễn ra dễ dàng. Ngoài ra, hộp phải chịu được lực nén tối thiểu là 2.000N mà không bị hỏng hoặc biến dạng, có như vậy bạn mới có thể xếp chồng các hộp lên nhau mà đảm bảo an toàn hồ sơ bên trong.
Giá bảo quản hồ sơ
Các loại giá làm bằng kim loại, cấu tạo từ các thép tấm mỏng mạ kẽm được sơn chống gỉ và sơn màu, dạng tháo lắp là loại đạt chuẩn TCVN 9253:2012. Bề mặt của các thanh khung phải nhẵn mịn, không bị lõm và không có vết xước. Màu sơn được phủ đều, không bị bong tróc. Bạn cũng cần phải kiểm tra độ chịu tải của giá ở ngưỡng 50kg và độ va đập tối thiểu 30kg.
>> Tham khảo: Mẹo luu chung tu hồ sơ khoa học
Thiết bị lưu trữ kho hồ sơ
Để lưu trữ kho hồ sơ luôn được an toàn, không bị ẩm mốc hoặc bị cháy trong trường hợp rủi ro, doanh nghiệp cần phải lắp đặt và trang bị những thiết bị sau:
- Dụng cụ đo nhiệt độ – độ ẩm: cần đặt ở mỗi phòng kho là mỗi bộ, thường xuyên vệ sinh và theo dõi máy để đảm bảo chúng luôn hoạt động tốt.
- Quạt thông gió: tuỳ theo diện tích mỗi phòng kho mà bố trí số lượng quạt gắn tường phù hợp.
- Máy hút ẩm, điều hoà không khí: để máy luôn hoạt động 24/24 và bố trí thích hợp theo diện tích phòng.
- Thiết bị vệ sinh kho lưu trữ: luôn chuẩn bị sẵn máy hút bụi, đồ lau chùi và vệ sinh kho định kỳ.
- Hệ thống Phòng cháy chữa cháy: hệ thống này bắt buộc phải tự động và được kiểm duyệt trước khi đưa vào hoạt động. Lưu ý: đối với khu vực hồ sơ thì chuẩn bị sẵn bình chữa cháy CO2 hoặc bình bột tetraclorua cacbon.
Từ những tiêu chuẩn trên, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tạo nên hệ thống nhà kho đảm bảo chất lượng và an toàn. Vinamoves cũng đã và đang xây dựng hệ thống kho chất lượng hơn thế. Nếu bạn muốn được chúng tôi tư vấn kỹ hơn về việc lưu trữ hồ sơ, thì có thể liên hệ trực tiếp số hotline: +84 28 6258 9547.
