Một số quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu cần thiết

Hồ sơ dự thầu phụ thuộc vào số lượng nhà thầu tham gia, càng nhiều doanh nghiệp đấu thầu thì càng nhiều hồ sơ dự thầu. Nắm được quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lưu trữ.

Đối với các công trình và dự án lớn, thường các chủ đầu tư sẽ phải tổ chức đấu thầu để chọn ra nhà thầu có kinh nghiệm kỹ thuật, tài chính mà giá cả lại phù hợp. Dự án càng lớn thì càng hấp dẫn được nhiều nhà thầu tham gia từ đó dẫn theo lượng hồ sơ cũng rất nhiều. Nếu không biết cách bạn sẽ chẳng thể lưu trữ nổi khối tài liệu đó.

>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ giá rẻ trọn gói quận Bình Thạnh, Phú Nhuận, Gò Vấp, Tân Bình

Các phương thức đấu thầu

Tùy vào mỗi phương thức đấu thầu, từng gói đấu thầu và ngành nghề cụ thể sẽ có các loại hồ sơ dự thầu khác nhau. Do đó trước hết bạn cần nắm rõ về các phương thức đấu thầu phổ biến hiện nay:

• Đấu thầu một túi hồ sơ: phương thức này được áp dụng cho các gói thầu về xây lắp, EPC, mua sắm hàng hóa thuộc hình thức đấu thầu hạn chế hoặc đấu thầu công khai. Quá trình mở thầu được thực hiện một lần với hồ sơ dự thầu bao gồm các đề xuất về kỹ thuật và tài chính.
• Đấu thầu hai túi hồ sơ: khác với loại một túi hồ sơ loại này chỉ được áp dụng hình thức đấu thầu tư vấn. Theo đó bên tham gia đấu thầu sẽ chuẩn bị hai túi hồ sơ khác nhau và được xem xét thông qua hai bước. Thứ nhất sẽ do chủ thầu xem xét và đánh giá về bộ hồ sơ kỹ thuật. Nếu yếu tố kỹ thuật đảm bảo điểm từ 70% đồng thời các tiêu chí còn lại không dưới 50% thì sẽ được thông qua và xét đến bộ hồ sơ tài chính.

>>> Bài viết có thể bạn quan tâm: 

• Những quy định thời gian lưu trữ tài liệu bạn cần biết
• Hướng dẫn cách lưu hồ sơ khoa học nhất
• Chia sẻ cách phân loại và sắp xếp hồ sơ theo phương pháp số

• Đấu thầu hai giai đoạn: phương thức này cần được tổ chức với quy mô lớn, cần nhiều loại hồ sơ chứng minh khả năng của nhà thầu. Thường áp dụng với gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa có giá trị trên 500 tỷ hoặc phức tạp về kỹ thuật, đòi hỏi nhà thầu với nhiều năm kinh nghiệm và trình độ cao. Bước đầu sẽ cần sơ tuyển các nhà thầu đạt được các chỉ tiêu nói trên. Sau đó các nhà thầu đã được chọn sẽ tiến hành chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để chứng minh được khả năng, ưu điểm của công ty và những đề xuất cho dự án để chủ thầu đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng.

Quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu

Sau khi đã nắm rõ về các phương thức đấu thầu hiện nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy định lưu trữ của loại hồ sơ này để dễ dàng lưu trữ và kiểm soát nhé.

Đầu tiên là tất cả những hồ sơ liên quan đến việc lựa chọn nhà thầu cho dự án. Tùy vào nhu cầu đơn vị chủ thầu, thời gian lưu trữ tối thiểu phải là 3 năm hoặc lâu hơn để làm tư liệu. Thời gian được tính từ lúc quyết toán hợp đồng 

Trường hợp hồ sơ nhà thầu không đạt yêu cầu về kỹ thuật, hồ sơ tài chính sẽ được trả lại cho nhà thầu với các khung thời gian cụ thể sau:

• Gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: thời gian 10 ngày kể từ khi ký hợp đồng với nhà thầu được chủ thầu lựa chọn.
• Gói thầu áp dụng phương thức hai túi hồ sơ: tiến hành trả lại hồ sơ đề xuất tài chính cùng lúc với hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu.

Nếu việc hoàn trả hồ sơ vì một lý nào đó không thể diễn ra như đúng thời hạn hay không thể hoàn trả được, đơn vị mời thầu có thể tiến hành tiêu hủy theo quy định, nhưng cần đảm bảo về tính bảo mật.

Trường hợp hủy thầu thì kể từ khi ban hành quyết định các hồ sơ liên quan cần được lưu trữ trong vòng 12 tháng.

Các loại hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công cùng các tài liệu liên quan đến đơn vị trúng thầu phải được lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

Bên trên là một số quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu mà bạn cần biết để dễ dàng trong việc kiểm soát, quản lý hồ sơ dự thầu. 

Ngoài ra, nếu bạn muốn tối ưu chi phí cũng như thời gian, công sức một cách tốt nhất bạn cũng có thể tham khảo dịch vụ lưu hồ sơ đang rất được các doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp tất cả các câu hỏi của bạn về dịch vụ thuê kho lưu trữ của Lưu Hồ Sơ – đơn vị chuyên cho thuê kho lưu hồ sơ chứng từ giá rẻ.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

+ Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam

+ Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548

+ Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

+ Website: http://luuhoso.com/

Tác giả: Hoàng Nam
Nguồn: http://luuhoso.com/category/tin-tuc-su-kien