Những điều cần biết về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Mục lục:

Lưu trữ hồ sơ xây dựng là loại hồ sơ cần được bảo quản, quản lý cẩn thận vì nó là văn bản chứng thực cho công trình. Để lưu trữ đúng cách bạn cần nắm rõ quy định về lưu trữ hồ sơ xây dựng.

Công trình quy mô càng lớn thì lượng hồ sơ xây dựng sẽ càng nhiều. Đặc biệt là đối với các công ty xây dựng, lượng giấy tờ là vô cùng lớn. Nếu không nắm được thời gian lưu trữ và quy định lưu trữ của loại giấy tờ này sẽ rất khó khăn trong việc bảo quản, quản lý. Vì vậy chúng ta hãy cùng nhau tham khảo bài viết này để hiểu rõ hơn về các quy định này nhé.

>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 4, quận 5, quận 6 TPHCM

Hồ sơ xây dựng cần lưu trữ

Trước tiên chúng ta cùng tìm hiểu xem theo như nhà nước quy định thì những hồ sơ xây dựng nào cần được lưu trữ

Thứ nhất là bản chính các bản vẽ thiết kế, bộ giấy tờ hoàn thành công trình có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Theo như điều 27 nghị định 209/2004/NĐ-CP nêu rõ, bản vẽ hoàn công thể hiện kích thước các bộ phận cũng như toàn bộ công trình hoàn thành, với tỉ lệ tương ứng so với kích thước thực tế. Nếu có bất cứ sửa đổi nào thì cũng phải được thể hiện trên bản vẽ.
Sau khi đã hoàn thành bản vẽ thiết kế, trên bản vẽ cần có chữ ký của chủ nhiệm và người chủ trì thiết kế. Các giấy tờ này sẽ được bảo quản và ghi đầy đủ thông tin bên ngoài.
Các giấy tờ quan trọng của công trình như bản ký duyệt dự án, bảng phê duyệt về báo cáo kinh tế – kỹ thuật, các giấy tờ liên quan thẩm định thiết kế, phê duyệt thiết kế, nghiệm thu công trình,…cũng cần được giữ lại, có thể lưu trữ bản sao tuy nhiên phải được công chứng xác nhận.
Những bản vẽ hoàn công, hồ sơ thiết kế có thể được lưu dưới dạng đĩa, phần mềm nhưng cần được đảm bảo không bị vấn đề lỗi phần mềm khi cần sử dụng.

Thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng

Tùy vào mỗi loại hồ sơ và tính chất quan trọng, cần thiết của nó sẽ có thời gian lưu trữ hồ sơ khác nhau. Theo Thông tư 09/2011/TT-BNV tại mục 6 của Bộ Nội Vụ có quy định như sau:

Lưu trữ có thời hạn

Những hồ sơ nguyên tắc gửi chung đến các cơ quan được bảo quản đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
Kế hoạch công tác đầu tư xây dựng trong 6 tháng, 9 tháng thời hạn là 20 năm. Còn với kế hoạch tháng, quý là 5 năm.
Các công trình nhóm B,C và công trình sửa chữa lớn: theo tuổi thọ công trình.
Hồ sơ công trình sửa chữa nhỏ: 15 năm.
Công văn trao đổi công trình xây dựng: 10 năm.
Thời gian lưu hồ sơ theo các loại công trình: A tối thiểu 10 năm. B tối thiểu 7 năm, C tối thiểu 5 năm.

>>>> Bài viết dành cho bạn:

Lưu trữ vĩnh viễn

Hồ sơ xây dựng cơ bản và hướng dẫn xây dựng
Công trình nhóm A được áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới, công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa.

Quy trình lưu trữ hồ sơ xây dựng

Bước 1: Lựa chọn cách bảo quản

Dựa vào đặc điểm của mỗi loại hồ sơ đã liệt kê ở trên để lựa chọn phương pháp lưu trữ phù hợp. Sau đó tiến hành bảo quản và phân công người quản lý kho.

Bước 2: Lên kế hoạch

Ở bước này mỗi công ty có thể có những cách quản lý khác nhau. Tuy nhiên một vài lưu ý cho bạn như sau:

Lựa chọn một phương pháp cho tất cả các loại hồ sơ để đảm bảo được tính thống nhất cho việc quản lý kho.
Xác định cách quản lý và cập nhật hồ sơ.
Phân loại và sắp xếp hồ sơ cho từng loại giấy tờ.
Lựa chọn phương pháp hủy hồ sơ phù hợp.

Bước 3: Lập danh mục

Phân loại các loại hồ sơ theo một quy tắc nhất định, lập danh mục thành các danh sách cụ thể. Bạn có thể sắp xếp theo ký tự, ngày thi công hay bất kì một quy tắc nào mà bạn cảm thấy hợp lý để dễ dàng trong việc quản lý và sử dụng khi cần thiết.

Bước 4: Quản lý và cập nhật

Thường xuyên bảo quản, vệ sinh kho lưu trữ đồng thời quản lý lượng hồ sơ được lấy ra sử dụng và cập nhật thêm vào kho mỗi ngày.

Bên trên là những quy định về lưu trữ hồ sơ xây dựng mà bạn cần biết, mong rằng sẽ phần nào giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý, bảo quản hồ sơ xây dựng.

Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian và chi phí bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ lưu hồ sơ đang rất được các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất về dịch vụ lưu hồ sơ, chứng từ giá rẻ TPHCM.

Thông tin liên hệ

Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
Website: https://www.luuhoso.com
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân