Những quy định thời gian lưu trữ tài liệu bạn cần biết

Tùy vào mỗi loại hồ sơ sẽ có quy định thời gian lưu trữ tài liệu khác nhau, thời hạn ít nhất là một năm còn nhiều có thể lên đến 5 năm, 10 năm hay vĩnh viễn.

Đối với một doanh nghiệp, lượng hồ sơ được cộng dồn vào trong kho có lẽ không phải là ít. Quy định thời gian lưu trữ tài liệu cũng là khác nhau. Để phân loại và bảo quản những tài liệu này chúng ta cần phải nắm được thời gian lưu trữ của từng loại. Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn điều đó.

Quy định tài liệu cần lưu trữ

Việc này còn tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn đang làm việc trong lĩnh vực nào. Ở đây chúng ta sẽ liệt kê những tài liệu cơ bản của một doanh nghiệp thuộc hoạt động của cơ quan nhà nước như sau:

• Tài liệu hồ sơ quy hoạch, thống kê, kế hoạch
• Tài liệu hồ sơ tổng hợp
• Tài liệu hồ sơ nhân sự, tổ chức
• Tài liệu hồ sơ về tiền lương, lao động
• Tài liệu hồ sơ về kế toán, tài chính
• Tài liệu hồ sơ về xây dựng cơ bản
• Tài liệu hồ sơ khoa học công nghệ
• Tài liệu hồ sơ về hợp tác quốc tế
• Tài liệu hồ sơ giải quyết tố cáo, khiếu nại và hồ sơ thanh tra
• Tài liệu hồ sơ thi đua, khen thưởng
• Tài liệu hồ sơ pháp chế
• Tài liệu hồ sơ về hành chính
• Tài liệu hồ sơ nghiệp vụ chuyên môn
• Tài liệu hồ sơ của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan

Quy định thời gian lưu trữ tài liệu

Dựa rất nhiều yếu tố để có thể quyết định được thời gian lưu trữ của một tài liệu chúng ta sẽ đi tìm hiểu về quy định thời gian lưu trữ tài liệu của từng loại sẽ như thế nào nhé.

>>> Bài viết bạn nên đọc: 

• Hướng dẫn cách lưu hồ sơ khoa học nhất
• Chia sẻ cách phân loại và sắp xếp hồ sơ theo phương pháp số
• Các điều luật lưu trữ hồ sơ kế toán của doanh nghiệp hiện nay – Vinamoves

Có 2 mức thời hạn cụ thể được pháp luật quy định tính từ năm công việc kết thúc:

• Lưu trữ có thời hạn: ban đầu hồ sơ sẽ do cơ quan tự lưu giữ, tùy vào mỗi doanh nghiệp có thể tự mình bảo quản hoặc sử dụng các dịch vụ lưu hồ sơ cũng đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn. Sau khi hết thời hạn quy định, tài liệu sẽ được mang ra hội đồng để xem xét giá trị tài liệu và đưa ra phương án lưu trữ thêm hoặc tiêu hủy
• Lưu trữ vĩnh viễn: tương tự lưu trữ có thời hạn, hồ sơ cũng được doanh nghiệp tự lưu trữ trong thời gian đầu, sau đó tiến hành chuyển vào lưu trữ lịch sử.

Lưu ý trong thời gian lưu trữ tài liệu

Quá trình lưu trữ cần được thực hiện một cách khoa học, luôn đảm bảo được tính an toàn và phải được tìm thấy ngay khi cần đến. Tránh để xảy những việc sau đây:

• Hồ sơ bị thất lạc, hư hỏng trong quá trình bảo quản.
• Có dấu hiệu sửa đổi làm sai lệch nội dung thông tin nguyên bản của hồ sơ.
• Mua bán,chuyển giao tài liệu không tuân thủ theo pháp luật.
• Việc tiêu hủy hồ sơ phải tuân theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính bảo mật.
• Không được sử dụng hồ sơ vào mục đích xâm hại lợi ích nhà nước và các cơ quan tổ chức.
• Hồ sơ bảo quản trong nước thì phải được lưu trữ trong nước, không được mang trái phép sang nước ngoài.

Trong khuôn khổ bài viết đã liệt kê giúp bạn các quy định thời gian lưu trữ tài liệu cơ bản mà một doanh nghiệp cần nắm được.

Ngoài ra, để đảm bảo hơn về tính an toàn và tuân thủ đúng quy định pháp luật bạn hoàn toàn có thể tham khảo các dịch vụ lưu hồ sơ hiện nay cũng đang được các doanh nghiệp tin dùng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn về dịch vụ lưu hồ sơ.

Nếu đang cần dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 7, quận 8, quận 9 TPHCM, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được thông tin chi tiết nhất nhé.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

+ Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam

+ Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548

+ Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hoàng Nam
Nguồn: http://luuhoso.com/