Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục

Quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục một cách khoa học là yếu tố quan trọng cần thiết vì những tài liệu này thường mang rất nhiều ý nghĩa về mặt nhân văn và định hướng đào tạo con người.

Đào tạo giáo dục là một trong những điều quyết định đến sự phát triển của một đất nước. Chính vì vậy những hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực này là những tài liệu vô cùng quan trọng và cần được bảo quản, lưu trữ khoa học đảm bảo an toàn. 

Trong bài viết này chúng ta cùng nhau tìm hiểu về một quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục đúng cách sẽ như thế nào nhé.  

Thời hạn lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục

Tùy vào mỗi loại hình đào tạo và các cấp bậc khác nhau sẽ có các quy định lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục khác nhau. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM

Lưu trữ có thời hạn

Về loại hồ sơ này thì cũng có nhiều thời gian đa dạng khác nhau tùy vào quy định pháp luật và các đơn vị giáo dục. Thường sẽ có các tài liệu cơ bản sau:

• Những văn bản quy định, hướng dẫn gửi đến các đơn vị đào tạo và cơ quan về công tác giáo dục: lưu trữ đến khi văn bản hết hiệu lực.
• Các chứng nhận của trường mầm non, phổ thông, cao đẳng, đại học: thời gian là 20 năm.
• Tương tự đối với hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt các tài liệu bồi dưỡng, hướng dẫn đào tạo của giáo dục mầm non: cũng là 20 năm.
• Hồ sơ của học sinh bậc tiểu học, THCS và hồ sơ tuyển sinh: thời gian lưu trữ là hết khóa.
• Danh sách tên và kết quả thi nghề bậc phổ thông: 10 năm.
• Hồ sơ luận văn thạc sĩ: 30 năm.

Lưu trữ vĩnh viễn

Thường đây sẽ là các hồ sơ mang giá trị quan trọng đối với đơn vị đào tạo:

• Các thống kê về kế hoạch đào tạo và kết quả hàng năm
• Văn bản công nhận thành lập hoặc đình chỉ của trường đào tạo các cấp
• Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình giáo dục phổ thông.
• Sổ đăng bộ các cấp tiểu học, THCS, THPT, trung tâm giáo dục thường xuyên.
• Hồ sơ tuyển sinh bậc THPT như hồ sơ chỉ tiêu tuyển sinh và danh sách trúng tuyển.
• Danh sách học sinh đạt các giải học sinh giỏi và đội tuyển tham gia Olympic trong nước và quốc tế của trường.

>>>Bài viết liên quan: 

• Hướng dẫn bảo quản tư liệu lưu trữ lâu ngày (Phần 1)
• Chia sẻ mẹo lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế
• Giải pháp lý tưởng cho công tác lưu trữ hồ sơ và chứng từ gốc

• Những giấy tờ phê duyệt về các chương trình, giáo án được đề xuất dùng để giảng dạy trong các đơn vị đào tạo.
• Hồ sơ đồng ý cho các trường được phép đào tạo các trình độ liên thông, văn bằng 2, hình thức đào tạo từ xa.
• Quyết định, danh sách trúng tuyển và điểm chuẩn đầu vào của bậc đại học
• Quyết định, danh sách được công nhận tốt nghiệp và cấp bằng đại học.
• Hồ sơ luận án tiến sĩ.

Ngoài ra còn có các hình thức lưu theo hiệu lực pháp lý văn bản, lưu theo khóa học,…Không những vậy còn có rất nhiều loại giấy tờ khác được pháp luật ban hành về việc quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục. Để dễ dàng hơn trong việc bảo quản và quản lý chúng ta cùng tìm hiểu thêm về quy trình này nhé.

Quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục

Lượng hồ sơ cần lưu trữ luôn là rất nhiều cùng với đó là thời hạn lên đến 5 năm, 10 năm hoặc cũng có thể là vĩnh viễn. Chính vì lý do này nếu như chúng ta không biết cách quản lý, bảo quản đúng cách sẽ rất dễ dẫn tới tình trạng hồ sơ bị thất lạc hay không tìm thấy khi cần sử dụng đến. 

Chúng tôi sẽ cho bạn một vài gợi ý tham khảo về cách lưu trữ nhé.

• Trước tiên, mỗi đơn vị đào tạo cần có một bộ phận chuyên chịu trách nhiệm về vấn đề này. 
• Bộ phận này sau khi tiếp nhận lượng tài liệu cần phân loại và sắp xếp hồ sơ theo một quy tắc nhất định để dễ dàng trong việc tìm kiếm sau này.
• Hồ sơ cần được đảm bảo là đã giải quyết xong và việc bây giờ chỉ là lưu trữ theo thời hạn quy định.
• Với loại tài liệu giáo dục đào tạo này bạn nên lưu trữ theo từng năm và từng khóa học sẽ dễ dàng tìm kiếm hơn khi cần thiết sau này.
• Đảm bảo kho lưu trữ tài liệu luôn sạch sẽ, khô ráo, không bị tác động bởi các yếu tố ngoại vi như mối, mọt, nấm mốc,…
• Có đầy đủ biên bản về quá trình nộp và hủy hồ sơ cùng với đó biên bản này cần được chia làm 2 bản, 1 cho nơi nộp và 1 cho nơi lưu trữ.
• Đối với hồ sơ giáo dục đã hết thời hạn, sẽ do người đứng đầu cơ quan giáo dục quyết định về hình thức và thời gian.

Bên trên là tất cả những quy định cũng như một số gợi ý về quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục. Mong rằng trong khuôn khổ bài viết sẽ có thể góp phần giúp bạn hiểu hơn về cách lưu trữ loại hồ sơ này.

Ngoài ra, một cách nữa để bạn có tối ưu tối đa không gian và thời gian đang rất được các đơn vị ưu tiên sử dụng hiện nay đó chính sử dụng các dịch vụ lưu hồ sơ. Với dịch vụ này bạn sẽ tiết kiệm được chi phí về việc tổ chức quản lý hồ sơ mà còn tiết kiệm được về không gian, thời gian khi cần đến để sử dụng. Liên hệ ngay với chúng tôi để có thể được giải đáp tất cả câu hỏi, băn khoăn của bạn về dịch vụ lưu hồ sơ này.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

+ Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam

+ Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548

+ Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

+ Website: http://luuhoso.com/

 

Tác giả: Hoàng Nam
Nguồn: http://luuhoso.com/lien-he