Bạn mới thành lập doanh nghiệp cách đây không lâu? Doanh nghiệp của bạn đang hoạt động khá tốt và ngày càng có nhiều các loại hồ sơ cần lưu trữ? Tuy nhiên bạn chưa biết rõ về quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp được thực hiện như thế nào? Lưu trữ hồ sơ theo quy trình đem lại lợi ích gì? Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết sau nhé.
>>>> Tham khảo thêm: Mẹo lưu chứng từ và hồ sơ một cách khoa học
Tại sao phải thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp
Đối với mỗi doanh nghiệp, việc lưu trữ các loại hồ sơ là vô cùng quan trọng. Lý do đầu tiên phải kể đến là quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp sẽ giúp bạn có thể theo dõi tiến triển của công ty mình trong suốt thời gian hoạt động vừa qua. Các hồ sơ được lưu trữ sẽ giúp bạn thống kê được tình hình kinh doanh tăng hay chậm, tình hình nhân viên trong công ty… để xem thời gian tới có cần phải thay đổi gì không. Việc lưu trữ hồ sơ góp phần không nhỏ đến khả năng thành công của doanh nghiệp.
Hồ sơ doanh nghiệp cần được lưu trữ theo quy trình
Bên cạnh đó, quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp còn là cơ sở để bạn làm các báo cáo tài chính sau này một cách chính xác. Các hồ sơ được lưu trữ giúp định rõ nguồn thu nhập như việc nhận tiền hay tài sản từ nhiều nguồn khác nhau. Từ đó giúp bạn có thể phân biệt nguồn thu nhập thương mại với thu nhập phi thương mại hay khoản thu chịu thuế với khoản thu không chịu thuế.
Ngoài ra, với quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp, bạn sẽ có thể điền dễ dàng vào các tờ khai thuế dựa trên các bản chuẩn bị báo cáo tài chính. Việc này còn giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng chứng minh các mục đã trình báo trên tờ khai thuế khi có thanh tra.
>>> Bài viết dành cho bạn:
Quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp như thế nào
Quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp thường phải trải qua 5 bước cơ bản. Khi thực hiện tuần tự các bước này thì việc lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng, nhanh chóng và khoa học.
Bước đầu tiên trong quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp chính là việc xác định được chính sách quản lý hồ sơ. Trong bước này, doanh nghiệp của bạn phải đưa ra được các mục như thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ kể từ khi đưa vào lưu trữ (ví dụ: 3 năm, 5 năm,…), các hồ sơ bảo mật của công ty sẽ được quản lý như thế nào hay quy định những người trực tiếp được tiếp cận hồ sơ,…
Nhiều hồ sơ khiến doanh nghiệp cần dịch vụ lưu trữ
Sau khi xác định được chính sách quản lý, bước thứ 2 chính là xây dựng quy trình quản lý hồ sơ. Trong bước này, doanh nghiệp phải đưa ra được các phương pháp như phương pháp lưu trữ và hủy hồ sơ, phương pháp lập và cập nhập danh mục hồ sơ, phương pháp nhận dạng và phân loại hồ sơ và cuối cùng là phương pháp sắp xếp, bảo quản hồ sơ. Đây được xem là bước rất quan trọng trong quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp.
Bước thứ 3 mà bạn cần làm chính là việc tổ chức sắp xếp hồ sơ. Bạn phải chuẩn bị các công cụ và phương tiện để lưu trữ hồ sơ như tủ kệ, giấy dán, đĩa CD, các loại bìa,…Tiếp đến, điều bạn cần làm là lên kế hoạch về thời gian để hệ thống và sắp xếp lại các loại hồ trước khi đưa vào lưu trữ. Sau khi xong tất cả các khâu trên, bạn sẽ tiến hành tổ chức thực hiện như việc họp nhân viên và làm mẫu cho nhân viên 1 lần trước khi đi vào hoạt động lưu trữ.(http://luuhoso.com)
Cuối cùng chính là bước lập danh mục và theo dõi, cập nhật hồ sơ lưu trữ. Trong bước lập danh mục, bạn nên giao cho mỗi nhân viên 1 danh mục riêng và bầu trưởng phòng quản lý các hồ sơ của phòng. Với bước cập nhật hồ sơ lưu trữ, doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi và bổ sung hồ sơ mới vào lưu trữ cũng như việc kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của nhân viên.
Hy vọng sau bài viết này, bạn đã biết thế nào là quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp. Chúc bạn luôn kinh doanh thành công’
Để sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ giá rẻ chất lượng tại Tp Hồ Chí Minh hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới nhé.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn:http://luuhoso.com/
.
