Quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp thì việc lưu trữ hồ sơ là điều vô cùng cần thiết, đó là cách để chúng ta có thể lưu trữ tất cả các hồ sơ, giấy tờ cần thiết nhất trong suốt những năm hoạt động của công ty. Vậy quy trình lưu trữ hồ sơ được diễn ra như thế nào, bao gồm những bước nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Bước 1: Xác định chính sách quản lý hồ sơ

Các chính sách quản lý hồ sơ của doanh nghiệp bao gồm như:
Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví dụ: 5 năm.
Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật.
Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ.

>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 4, quận 5, quận 6 TPHCM

Quy trình lưu hồ sơ

Quy trình lưu hồ sơ

Bước 2: Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp

Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ.
Xác định phương pháp huỷ hồ sơ.
Phương pháp lập và cập nhật danh mục hồ sơ.
Phương pháp nhận dạng và phân loại hồ sơ.
Phương pháp sắp xếp và bảo quản hồ sơ

>>> Bài viết bạn có thể quan tâm: 

Bước 3: Tổ chức sắp xếp

Các công cụ phương tiện

Chuẩn bị các tủ, kệ đựng hồ sơ.
Các loại bìa còng, bìa lá.
Giấy dán sticker, kéo, hồ dán.
Đĩa CD và đầu ghi

Lên kế hoạch về thời gian

Thông thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ mất từ ½ – 1 ngày.
Các DN có thể chọn phương pháp sắp xếp dần dần, nhưng cuối cùng vẫn phải tổ chức 1 buổi tổng vệ sinh.
Thông báo cho nhân viên để chuẩn bị sắp xếp công việc.
Thông báo cho phòng nhân sự để họ có chuẩn bị liên quan đến tài sản, điện…

Tổ chức thực hiện

Họp nhân viên thông báo lại thứ tự các công việc.
Giải thích các yêu cầu.
Làm mẫu cho nhân viên một lần.
Tiến hành ghi list hồ sơ giấy và hồ sơ máy tính.

Dán các sticker.
Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ

Lập danh mục lưu trữ hồ sơ

Lập danh mục lưu trữ hồ sơ

Bước 4: Lập danh mục

Mỗi nhân viên nên có một danh mục riêng
Trưởng phòng quản lý các hồ sơ của phòng, hồ sơ chung

Bước 5: Theo dõi, cập nhật hồ sơ lưu trữ

Cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách.
Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của nhân viên.

Một số thông tin cung cấp trong bài viết hy vọng hữu ích cho bạn, nếu cần lưu trữ hồ sơ chứng từ với giá rẻ chất lượng và uy tín, hãy liên hệ ngay với chúng tôi Lưu hồ Sơ tự hào là đơn vị đi đầu trong dịch vụ lưu hồ, sơ chứng từ rất hân hạnh được phục vụ bạn.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn: http://luuhoso.com/

Lưu ý để hoạt động quản lý thực hiện hợp đồng hiệu quả
Kho lưu trữ và những yếu tố nhà quản lý cần lưu ý
Menu
1800 9224