Quy trình nâng cấp kho lưu trữ và những điều cần biết

Nâng cấp kho lưu trữ là gì?

Khi chúng ta thực hiện sử dụng kho lưu trữ cho công ty. Hoặc chính công ty của chúng ta đang kinh doanh dịch vụ  lưu kho hồ sơ thì trong một khoảng thời gian dài vận hành các hệ thống kho lưu này, cũng đến một lúc nào đó chúng sẽ bị xuống cấp và chúng ta cần nâng cấp kho lưu.

Chúng ta cần phân biệt rõ ràng nâng cấp kho lưu và xây mới lại kho lưu. Nâng cấp kho lưu chính là hình thức chúng ta hoàn thiện lại những tiêu chí đã xuống cấp như phần nào không đạt tiêu chuẩn thì chúng ta thực hiện sửa chữa lại cho chúng đạt tiêu chuẩn nhưng vẫn giữ nguyên kho lưu. Còn xây mới kho lưu là chúng ta dỡ bỏ hoàn toàn kho lưu trữ cũ để thực hiện xây dựng lại toàn bộ hệ thống kho lưu. Đó chính là hai việc hoàn toàn khác nhau.

Vậy thì khi nào chúng ta mới bắt đầu thực hiện nâng cấp cho chính kho lưu trữ mà mình đã đầu tư xây dựng?

>>> Bài viết dành cho bạn: 

Khi nào chúng ta cần nâng cấp kho lưu trữ

Nâng cấp kệ lưu hồ sơ

Nâng cấp kệ lưu hồ sơ

Sau đây chúng ta sẽ liệt kê những trường hợp khi chúng ta bắt đầu nhận thấy kho lưu trữ của mình cần nâng cấp để thực hiện việc lưu hồ sơ một cách tốt hơn bao gồm:

Kho lưu hoạt động lâu, không gian lưu trữ cho các hồ sơ mới sắp đầy mà các hồ sơ cũ chưa đến hạn hủy. Lúc này chúng ta sẽ cần nâng cấp thêm về sức chứa nếu như chúng ta không có đủ điều kiện để thực hiện xây dựng thêm kho.

Các trang bị trong kho lưu của chúng ta đã trở nên quá cũ kỹ như kệ đã yếu, lỏng lẽo hay bị rỉ sét, các trang thiết bị như máy thông khí, máy sưởi bị yếu không hoạt động được hoặc hoạt động không bình thường thì chúng ta sẽ cần phải nâng cấp.

Môi trường lưu hồ sơ xuống cấp, không còn đạt tiêu chí về môi trường nên chúng ta cần phải thực hiện việc dọn dẹp vệ sinh lại toàn bộ cho kho lưu, nó cũng năm trong bộ tiến trình gọi là nâng cấp kho lưu

Các tiêu chí nâng cấp kho lưu trữ thường thấy

Và sau đây, chúng ta sẽ đi vào chi tiết hơn của việc nâng cấp cho kho lưu bao gồm các tiêu chí mà nãy giờ chúng ta đã đề cập trong mục khi nào chúng ta cần nâng cấp cho kho lưu của chính mình. Các hình thức và tiêu chí nâng cấp cho kho lưu trên bao gồm:

Nâng cấp không gian, sức chứa

Nâng cấp không gian sức chưa thì chúng ta có các hình thức nâng cấp như mở rộng thêm diện ích cho kho lưu bằng các xây thêm các gian chứa, hoặc nếu không đủ diện tích để nâng cấp theo vấn đề này chúng ta cần xây thâm tầng lưu hầm hay nâng cao kho lưu để làm kho lưu hai tầng.

Hoặc chúng ta có thể sử dụng các gói dịch vụ lưu kho của các nhà cung cấp dịch vụ như dịch vụ lưu hồ sơ của Vinamoves chúng tôi để tiến hành chuyển những loại hồ sơ cần thiết sang kho lưu dịch vụ tối ưu và an toàn hơn. Đó là những cách giải quyết về không gian lưu trữ cho kho lưu của chúng ta khi chúng sắp đầy, hết chỗ chứa.

Nâng cấp trang thiết bị

Kế đó là nâng cấp về trang thiết bị, như chúng ta nói trên, khi các loại trang thiết bị như kệ, máy móc duy trì môi trường không còn tốt nữa, chúng ta cần phải gia cố, sửa chữa hay tốt nhất là thay mới toàn bộ những loại trang thiết bị này để cho kho lưu của chúng ta vẫn có thể đạt chuẩn và sử dụng thật lâu dài.

Những hạn chế cần chú ý khi nâng cấp kho lưu

Khi chúng ta nâng cấp kho lưu, điều đó đồng nghĩa với việc chúng ta phải bỏ ra nhiều chi phí để nâng cấp và phải có kho tạm để lưu toàn bộ hồ sơ mà chúng ta đang lưu trữ trong khi chờ kho lưu được thực hiện nâng cấp.

Kho lưu hồ sơ

Kho lưu hồ sơ

Nếu chúng ta không có kho lưu tạm thì chúng ta cũng có thể sử dụng các dịch vụ thuê kho lưu ngắn hạn của Vinamoves cung cấp để có thể có không gian chưa được những loại hồ sơ này sao cho thật an toàn trong quá trình chờ chúng ta nâng cấp xong các loại kho lưu.

Tình trạng của hồ sơ

Và trong quá trình nâng cấp kho lưu chúng ta cũng nên từ đó kiểm tra lại tình trạng của toàn bộ các loại hồ sơ để đảm bảo chúng còn nguyên vẹn và có thể nhanh chóng xử lý kịp thời nếu các loại hồ sơ lưu này bị thiệt hại.

Việc kiểm tra lại hồ sơ còn có thể cho chúng ta biết kho lưu của chúng ta có chỗ nào không đạt tiêu chuẩn để từ đó chúng ta sửa chữa lại cho thật tốt.

Nâng cấp một cách thông minh khi dự tính thời gian

Chúng ta khi nâng cấp các hệ thống kho lưu cần dự tính được khoảng thời gian mà các kho lưu này cần đến đợt nâng cấp tiếp theo như trong không gian lưu trữ đề từ đó chúng ta có thể thực hiện việc lưu kho hồ sơ một cách an toàn và chuẩn xác hơn.

Thường thì nếu như bạn chọn các dịch vụ cho thuê kho lưu thì bạn sẽ không bao giờ gặp phải những khó khăn và rắc rối khi nâng cấp.

Lưu Hồ Sơ là đơn vị chuyên cho thuê kho lưu hàng hóa với chất lượng kho bậc nhất Sài Gòn, đảm bảo luôn đem đến sự hài lòng cho khách hàng.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn:https://www.luuhoso.com/

Các hệ thống vận hành lưu hồ sơ cần có
Cung cấp dịch vụ lưu trữ chứng từ hoàn hảo nhất TPHCM
Menu
1800 9224