Quy trình nhập hàng hàng hóa vào kho cơ bản nhất

Nhập hàng hóa vào kho là một nghiệp vụ chính để giúp việc kinh doanh buôn bán diễn ra liên tục. Việc nhập hàng hóa vào kho luôn được tuân thủ theo một quy trình cơ bản dưới đây.

Các công đoạn nhập hàng hóa vào kho của doanh nghiệp phải được thực hiện theo một quy trình rõ ràng, có người phụ trách và giám sát để tránh những sai sót hoặc sự cố xảy ra. Dưới đây là quy trình nhập hàng cơ bản mà bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Thông báo kế hoạch nhập hàng hóa vào kho

Thông báo kế hoạch nhập kho hàng hóa

Thông báo kế hoạch nhập kho hàng hóa

Điều này rất quan trọng để các bộ phận khác kịp thời chuẩn bị cho việc nhập kho như bố trí nhân sự, chuẩn bị thủ tục giấy tờ. Người thủ kho phải thông báo rõ về thời gian, địa điểm, số lượng hàng hóa dự nhập… cho những bộ phận liên quan nắm rõ.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ hàng hóa thì cũng nên thông báo trước để người quản lý kho cập nhật thông tin.

Tái tạo không gian kho và chuẩn bị

Tái tạo không gian kho và chuẩn bị

Tái tạo không gian kho và chuẩn bị

Khi đã nhận được thông tin ngày và giờ nhập hàng, bộ phận kho phải có nhiệm vụ tái tạo lại không gian chứa hàng hóa làm sao cho phù hợp với số lượng nhập về. Những công việc cần làm bao gồm:

  • Sắp xếp lại hàng hóa đang có để thu gọn không gian;
  • Tính toán vị trí lô hàng mới nằm ở đâu, càng cụ thể chi tiết thì càng tốt. Có thể vẽ lại sơ đồ mới để tiện dùng khi sắp xếp hàng hóa theo đúng vị trí đã chuẩn bị. Điều này rất cần thiết, đặc biệt là với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau.
  • Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ như kệ Pallet, xe đẩy, xe nâng, nhân công trong ngày nhập hàng hóa;
  • Tạo phiếu yêu cầu nhập hàng.

>>> Bài viết tham khảo thêm:

Trước khi nhập hàng vào kho, hãy thống nhất với nhà cung cấp về phương thức vận chuyển: Nhà cung cấp hàng hóa có hỗ trợ bạn vận chuyển hàng hóa về kho hay không. Nếu không thì chắc chắn bạn phải chuẩn bị thêm về khâu vận chuyển, sắp xếp, bốc dỡ…. Bạn sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về sự an toàn của lô hàng nên cần phải đưa ra kế hoạch cụ thể;

Còn đối với đơn vị cho thuê lưu kho hàng hóa thì đa số đã có phương tiện hỗ trợ sẵn, bạn cũng nên bàn bạc trước để tránh tình huống xấu xảy ra.

Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa

Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa

Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa

Khi hàng đã về tới kho, thủ kho sẽ dựa vào phiếu mua hàng tiến hành đối chiếu số lượng và kiểm tra chất lượng hàng hóa. Hàng phải có giấy xác nhận về chất lượng từ nhà cung cấp và từ bộ phận quản lý chất lượng của doanh nghiệp.

>>> Có thể bạn đang tìm kiếm: Cho thuê kho lưu hàng hóa chất lượng tốt nhất TPHCM

Công đoạn này phải được kiểm tra kỹ. Nếu có phát hiện chênh lệch về số lượng hoặc phát hiện chất lượng không đảm bảo thì phải báo ngay với đơn vị có liên quan để có phương án xử lý.  Sau đó thủ kho mới nhận phiếu hóa đơn ( hoặc phiếu giao nhận) của lô hàng đó. 

Lập phiếu nhập kho hàng hóa

Sau khi hoàn tất mọi thủ tục kiểm kê và đánh giá chất lượng, nếu đạt yêu cầu thì kế toán sẽ nhận toàn bộ giấy tờ để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao dịch, in phiếu nhập kho hàng hóa.

Phiếu nhập kho này sẽ có 3 liên: 1 liên kế toán giữ, một liên thủ kho giữ, liên còn lại đưa cho người giao hàng. 3 liên này phải có đầy đủ chữ ký của 3 người này và các bộ phận có liên quan.

Hoàn thành nhập hàng hóa vào kho

Bộ phận kho tiến hành phân loại, sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí như đã quy định và ghi nhận thông tin vào thẻ kho. Trong trường hợp có sự thay đổi phải cập nhật lại ngay sơ đồ kho hàng để ngày hôm sau các hoạt động xuất kho được diễn ra suôn sẻ.

Nhập dữ liệu vào hệ thống

Nhập dữ liệu vào hệ thống

Nhập dữ liệu vào hệ thống

Các sản phẩm mới nhập kho phải được nhập đầy đủ thông tin vào phần mềm quản lý kho hàng như: nhà cung cấp, thời gian ngày giờ nhập, số lượng, chất lượng, vị trí… để dễ dàng xuất thông tin nhanh khi cần tra cứu.

Trên đây là Quy trình nhập hàng hàng hóa vào kho cơ bản nhất mà doanh nghiệp nào cũng áp dụng. Lưu Hồ Sơ mong rằng bạn sẽ thực hiện tốt nghiệp vụ của mình.

Lưu Hồ Sơ là đơn vị cung cấp giải pháp về lưu kho hàng hóa, giúp các doanh nghiệp giảm được gánh nặng trong công tác quản lý kho hàng. Liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau.

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Website: http://luuhoso.com/lien-he/
  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân
Nguồn: http://luuhoso.com 

4 Mẹo bảo quản hoa tươi trong kho lạnh
Lắp đặt kho lạnh bảo quản hoa tươi quả hiệu quả
Menu
1800 9224