Nếu bạn đang kinh doanh kho lưu trữ và nhận dịch vụ lưu hồ sơ cho khách hàng hay bạn đang là một quản kho với trọng trách năng nề là sắp xếp và quản lý hàng loạt số liệu, văn thư thì bạn cần phải có một cái đầu tỉnh táo để có thể tránh được tình trạng khi mà người có quyền đòi hỏi hồ sơ mất cả ngày trời vẫn chưa tìm ra. Nếu gặp tình trạng đó là có nghĩa việc phân bổ hồ sơ vào các kệ lưu của bạn chưa hợp lý và bạn cần chấn chỉnh ngày điều này để có thể giúp cho các loại hồ sơ trong kệ của mình được phân bố một cách tốt nhất.
Sắp xếp hồ sơ chuẩn mực
Vậy thì sao ngay đây chúng ta không học hỏi các công ty lưu hồ sơ để tìm ra phương hướng lưu hồ sơ thật tốt cho chúng ta và các cách mà họ thường dùng để phân bổ số lượng hồ sơ khổng lồ trong các kệ tủ của mình thật là hợp lý và mang lại cho chúng ta sự tiện lợi và chuyên nghiệp hơn khi thực hiện lưu kho cho các loại hồ sơ này nhé.
>>>> Xem thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 4, quận 5, quận 6 TPHCM
Cách phân bố hồ sơ hợp lý nhất
Theo các hệ thống kho lưu của các nhà lưu trữ hồ sơ hợp lý thì cũng không quá khó khăn để chúng ta có thể phân bổ hồ sơ tốt chỉ cần chúng ta nhớ các ý chính sau đây:
Đừng bao giờ dồn toàn bộ hồ sơ vào một kệ theo thời gian, hãy phân mục chúng rõ ràng theo mục đích sử dụng, chi tiết hay tên gì đó đặc trưng theo nhóm khách hàng chẳng hạn.
Mẫu kho lưu ngăn nắp
Khi chúng ta lấy hồ sơ ra cần trả ngay vào vị trí cũ để cho hồ sơ không bị xáo trộn.
Và quan trọng nhất đó chính là có một cuốn sổ ghi chép các hạng mục hồ sơ nào ở vị trí nào mà tốt nhất bạn nên lưu vào máy vi tính để khi cần thiết thì chỉ trong vòng một nốt nhạc bạn đã có thể truy xuất chúng ta một cách hoàn hảo và giao cho khách hàng đó chính là bí quyết tốt nhất để bạn quản lý hồ sơ trong kho lưu của mình.
>>> Bài viết bạn nên đọc:
- Những bước cơ bản để vệ sinh kho lưu riêng cho công ty nhỏ
- Những cách vệ sinh hồ sơ trong kho lưu tốt và chuẩn
- Những điểm mạnh của phần mềm hỗ trợ lưu hồ sơ
Những điều nên tránh khi lưu kho
Việc dọn dẹp kho đem hồ sơ ra mà không tính toán đến việc trả lại cho chính xác chính là một nguyên nhân chủ yếu khiến cho các loại hồ sơ của bạn bị rối loạn năng từ đó bạn hãy luôn nhờ việc này.
Nếu làm thật kỹ càng thì bạn sẽ dễ dàng mà quan lý kho lưu của mình một cách thật ấn tượng mà không cần quá nhiều kỹ năng cao cấp đâu, chỉ cần kỹ càng thôi bạn nhé.
Bài viết chia sẻ quy trình phân bổ hồ sơ hợp lý nhất được đúc kết từ kinh nghiệm của Lưu Hồ Sơ hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ, cho thuê kho lưu trữ.
Để có thể lưu trữ hồ sơ chứng từ một cách thuận lợi nhất nếu có gì thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn nhé. Ngoài ra, nếu tổ chức của bạn không có điều kiện để lưu trữ hồ sơ, hãy để chúng tôi giúp bạn bằng dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ của Lưu Hồ Sơ một cách an toàn nhất.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
- B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
- Điện thoại: +84 28 6258 9547 – +84 28 6258 9548
- Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
- Website: http://luuhoso.com/
Nguồn:http://luuhoso.com/lien-he/
