So sánh thế mạnh giữa lưu kho hồ sơ dịch vụ và kho tự xây dựng

Thuê dịch vụ cho thuê kho để lưu hồ sơ hay tự xây dựng kho từ lâu đã trở thành sự cân nhắc của các tổ chức và doanh nghiệp. Vậy hoạt động nào là hiệu quả hơn? 

Hiểu được nỗi lo và mối quan tâm của các doanh nghiệp, trong bài viết này Lưu Hồ Sơ sẽ so sánh thế mạnh giữa lưu kho hồ sơ dịch vụ và kho tự xây dựng.

>>> Tham khảo thêm thông tin hữu ích: 

Lý do cần xây dựng kho lưu hồ sơ

Thực hiện các hình thức kinh doanh thì bao giờ chúng ta cũng cần thực hiện lưu trữ hồ sơ bởi vì trong các hoạt động kinh doanh các loại hồ sơ như hợp đồng, hóa đơn xuất nhập hàng thường xuyên được phát sinh và chúng ta cần phải có chỗ để bảo quản các loại hồ sơ này tránh việc chúng chiếm quá nhiều diện tích văn phòng hay năm lộn xộn mà khi cần tìm kiếm lại thì chúng ta mất rất nhiều thời gian để có thể thực hiện.

Lưu kho hồ sơ có tầm quan trọng cao trong kinh doanh

Lưu kho hồ sơ có tầm quan trọng cao trong kinh doanh

Nhu cầu lưu hồ sơ từ đó phát sinh rất cao, bạn kinh doanh càng lâu, càng có nhiều loại hồ sơ phát sinh cần lưu trữ và càng cần phải thực hiện lưu trữ một cách gọn gàng để có thể đem lại các hình thức đầu tư thật hoàn hảo. Vậy thì ngày nay, với nhu cầu lưu hồ sơ cao như vậy chúng ta thường có những chiến lược và sự lựa chọn nào để có thể giúp cho các loại hồ sơ của chúng ta có không gian lưu trữ tốt và tối ưu.

Ngày nay chúng ta có các lựa chọn để lưu trữ hồ sơ như sau:

Hai hình thức sở hữu kho lưu hồ sơ phổ biến hiện nay

Có hai hình thức để chúng ta có thể thực hiện hoàn thiện các công tác lưu chứng từ (http://luuhoso.com) và lưu hồ sơ dành cho mình bao gồm lưu theo hình thức tự đầu tư xây dựng các loại kho lưu hồ sơ riêng và hình thức sử dụng các dạng dịch vụ của các nhà cung cấp lưu trữ hồ sơ.

Qua bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu ưu và nhược điểm của các hình thức lưu trữ hồ phổ biến hiện nay để cho chúng ta có thể đem lại những hình thức hoàn thiện nhất cho mình. Đầu tiên chúng ta sẽ đi tìm hiểu đến phần:

Lưu kho hồ sơ với kho lưu tự xây dựng

Với hình thức này thì các đơn vị kinh doanh sẽ đầu tư cho mình các hệ thống kho lưu riêng. Với nhu cầu cho kho lưu nhỏ thì họ thường bỏ ra các văn phòng, các phòng trống để xây dựng. Còn nếu nhu cầu lớn hơn thì họ sẽ chọn một khu vực tự xây các kho lưu chuyển nghiệp cho mình.

Hình thức tự đầu tư kho lưu này có các điểm mạnh như:

Thế mạnh

Việc xây dựng kho lưu này sẽ giúp họ có thể hoàn toàn sử dụng mọi tài nguyên của kho lưu, tiện lợi hơn khi truy xuất hồ sơ và tự mình quản lý mà không cần mất thời gian liên hệ như sử dụng dịch vụ, chỉ tốn một lần đầu tư ban đầu là họ đã có hệ thống kho lưu dài lâu. Không chịu ảnh hưởng của các kho lưu dịch vụ, đó là lợi thế của hình thức tự xây dựng các hệ thống kho lưu.

Tuy nhiên chúng cũng có những mặt hạn chế sau đây:

Hạn chế

Chi phí cho tài nguyên và xây dựng kho lưu ban đầu khá cao. Nếu bạn cần phải xây dựng kho lưu độc lập thì bạn cũng cần có diện tích lớn đủ xây dựng và tuy không tốn chi phí đầu tư mỗi tháng cho dịch vụ bạn cũng cần trả tiền cho nhân viên quản lý.

Kho lưu cao cấp, chất lượng

Kho lưu cao cấp, chất lượng

Chưa kể sau một khoảng thời gian khi kho lưu của bạn xuống cấp bạn phải đầu tư mạnh để tái xây dựng, bảo trì hay nâng cấp các loại kho lưu cho mình. Đó là hạn chế mà rất nhiều công ty, doanh nghiệp gặp khó khăn khi quyết định xây dựng kho lưu riêng.

Sử dụng các dịch vụ lưu chứng tử, hồ sơ

Còn khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ thì khác. Các dịch vụ này có nhiệm vụ xây dựng kho lưu sẵn, đầu tư sẵn kệ và nhân viên quản lý. Khi sử dụng dịch vụ thì chúng ta chỉ cần giao hồ sơ và bàn giao cách thức lưu hồ sơ cho họ là họ sẽ thực hiện cho chúng ta mọi công đoạn về lưu trữ.

Sử dụng dịch vụ lưu kho hồ sơ thì chúng ta sẽ có được những thế mạnh như:

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ

Không mất thời gian và chi phí ban đầu cho công tác lưu kho hồ sơ. Không cần tốn nhân sự cho việc quản lý mà bạn vẫn có được không gian lưu trữ hoàn hảo. Đó chính là thế mạnh và sức hút của dịch vụ lưu kho hồ sơ

Tuy hoàn hảo, nhưng sử dụng dịch vụ cũng có một số hạn chế là:

Hạn chế trong kinh doanh

Bạn phải trả tiền mỗi tháng cho kho lưu và tiền vận hành dịch vụ kho lưu. Mỗi khi cần hồ sơ nào bạn cần có thời gian để liên hệ với bộ phận quản lý, chăm sóc khách hàng để truy xuất.

Tuy nhiên nhược điểm này hoàn toàn không ảnh hưởng nhiều đến kinh doanh và không quá quan trọng từ đó mà các dịch vụ lưu trữ hồ sơ thường được ưu tiên lựa chọn.

Nên chọn dịch vụ hay tự xây dựng

Với các công ty, doanh nghiệp không có nhiều vốn để xây dựng thực hiện kho lưu hay hạn chế về nhân sự thì hình thức chọn các dịch vụ kho lưu hồ sơ sẽ là một trong những hình thức đầu tư an toàn hơn cho chúng ta, mang lại cho chúng ta sự thoải mái vì không tốn chi phí đầu tư quá nhiều.

Tuy nhiên bạn cũng cần tìm hiểu và lựa chọn cho mình một công ty dịch vụ uy tín và cung cấp các gói dịch vụ cho thuê lưu hồ sơ chất lượng nhé.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn:http://luuhoso.com/

Cách để chuẩn bị một kho lưu chứng từ cỡ nhỏ hiệu quả
Cách giữ kho lưu hồ sơ luôn an toàn trong mùa mưa
Menu
1800 9224