Mục lục:
Hồ sơ điện tử là gì? Ngày nay, sự phát triển của công nghệ ngày càng vượt bậc và tiến bộ hơn rất nhiều. Việc sử dụng những phần mềm để lưu trữ không còn xa lạ với mỗi người dân nước ta nữa. Trước đây, sự quản lý hồ sơ tài liệu toàn là hình thức truyền thống thông thường, nhưng khi hội nhập, những máy móc công nghệ đã giúp chúng ta rất nhiều trong công việc.
Lưu trữ trên máy tính hay còn gọi là lưu trữ hồ sơ điện tử. Những hồ sơ được lưu trữ trên hệ thống máy móc sẽ làm cho công việc chúng ta giảm bớt phiền toái hơn rất nhiều khi kiếm tìm thông tin. Sự nhanh chóng tiện lợi mang lại nên được khuyến khích sử dụng.
>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận Gò Vấp, Bình Thạnh, Phú Nhuận, Tân Bình
Hệ thống lưu trữ tài liệu hồ sơ điện tử
Khái niệm hồ sơ điện tử là gì
Đây là một thuật ngữ khá mới mẻ ở Việt Nam gần đây, nhưng lại là điều quen thuộc đối với nước ngoài. Với sự ứng dụng của công nghệ thông tin, phần cứng, phàn mềm và những phương pháp triển khai là chúng ta có thể lập hồ sơ lưu trữ điện tử.
Lưu trữ hồ sơ bằng điện tử
Một số hệ thống lưu trữ tài liệu hồ sơ điện tử ở nước ta vẫn còn rất sơ khai. Thực ra chúng ta chỉ đang phát triển và triển khai những công tác liên quan như quản lý văn bản, công văn và các phương pháp ứng dụng trong thư viện, ngân hàng. Nhưng các phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử này vẫn là giao diện tiếng Anh nên gây khó khăn trong sử dụng.
Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử của chúng ta chỉ là một phần rất nhỏ trong việc lưu trữ điện tử, việc số hoá văn bản, số hoá thư viện còn rất hạn chế hoặc là không có tại nước ta.
>>> Bài viết bạn nên đọc:
- Những lưu ý khi mua kệ chứa hàng
- Top những phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay
- Những điều cần biết về số hóa tài liệu lưu trữ
Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử
Là một hệ thống lưu trữ tài liệu thì phải đảm bảo đươc các yêu cầu sau
- Lưu trữ thông tin, ghi nhận và sao lưu tài liệu điện tử
- Có cơ chế sử dụng thông tin và chỉnh sửa, theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu.
- Phân quyền chia sẻ truy cập vào hệ thống. Quản lý thông tin dễ dàng.
- In tài liệu, tìm kiếm các tài liêu khác nhau nhanh chóng.
Cập nhập nhanh chóng các hồ sơ mới
Hệ thống lưu trữ không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Đây chính là những yếu tố bắt buộc cần có đảm bảo của một hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử hoạt động.
Thông tư quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Quy định về tạo lập, quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định một số điều của Luật lưu trữ điện tử. Hệ thống phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật: Hồ sơ điện tử phải có tính xác thật, được hình thành trong quá trình làm việc hoạt động của doanh nghiệp. Tài liệu lưu trữ được hình thành tên việc số hoá tài liệu trên các trang khác. Bảo đảm an toàn và bải mật tài liệu lưu trữ điện tử, huỷ tài liệu hết giá trị,…. Có tất cả 11 điều quy định trong nghị định của chính phủ.
Lưu trữ hồ sơ truyền thống sang điện tử
Chính vì sự tiện lợi khi sử dụng hồ sơ điện tử cho công tác bảo quản lưu trữ, nhà nước khuyến khích các doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống lưu trữ này. Nhưng đối với những loại giấy tờ hồ sơ văn bản giấy trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thì cũng cần phải có cách lưu trữ hợp lý.
Dịch vụ lưu trữ hồ sơ – Lưu hồ sơ chúng tôi là một đơn vị có nhiều năm trong lĩnh vật cho thuê kho lưu trữ hồ sơ tại TPHCM. Với đội ngữ nhân viên chuyên nghiệp trong công nghiệp, kho bãi rộng rãi, đạt chuẩn ISO sẽ làm bạn hài lòng khi hợp tác với chúng tôi.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
- Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
- Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
- Website: http://luuhoso.com/
Nguồn: http://luuhoso.com/lien-he/
