Bạn là chủ doanh nghiệp hay là một nhân viên văn phòng? Bạn có bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để có thể tìm kiếm lại bộ hồ sơ mình cần chưa? Khi sếp muốn nhận được hồ sơ XY ngay, chúng ta có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào mà sếp muốn chúng ta cũng có thể cung cấp trong vòng 5 phút? … hoặc trong trường hợp văn phòng của bạn có một nhân viên nghỉ đột xuất, cả văn phòng nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên theo yêu cầu của khách hàng,.. nếu rơi vào những trường hợp trên, có lẽ chúng ta đã chưa tổ chức lưu trữ hồ sơ được một hệ thống quản lý hiệu quả.
>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 4, quận 5, quận, 6 TPHCM
Dưới đây là tiến trình quản lý hồ sơ trong văn phòng các bạn cần lưu ý
Quản lý hồ sơ giấy hiệu quả
- Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy vào máy tính của mỗi nhân viên.
- Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ đó và ký tên duyệt danh mục này.
- Hãy tổ chức cứ mỗi tháng nên kiểm tra từ 1 -2 lần và yêu cầu nhân viên luôn cập nhật hồ sơ vào danh mục.
Lưu hồ sơ giấy trong kho một cách khoa học
Lưu ý:đối với việc quản lý lưu trữ hồ sơ giấy thì các doanh nghiệp nên trang bị hệ thống kho lưu trữ với diện tích rộng rãi thoáng mát, có đầy đủ các thiết bị bảo vệ an toàn để việc quản lý hồ sơ của bạn trở nên dễ dàng hơn.
>>> Bài viết bạn nên đọc:
- Quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp
- Cách lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ
- Nguyên nhân cần phải tối ưu môi trường cho kho lưu hồ sơ
Quản lý hồ sơ máy, CD….
- Cách quản lý hồ sơ thông thường nhất trên máy đó là lập theo các cấp Folder khác nhau.
- Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chứa đựng các thông tin chung nhưng chưa xử lý.
- Có một thư mục thùng rác riêng để lưu các thông tin cần phải xóa, chỉ xóa các thông tin này sau 3 tháng.
- Hãy ra một quy định sao lưu trữ hồ sơ hướng dẫn cho tất cả các nhân viên làm giống nhau: Input, output, quy định backup dữ liệu.
- Nên quy định sao lưu dữ liệu định kỳ, quét virust định kỳ, quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.
Lưu hồ sơ trên máy tính khoa học
Nên dùng các phần mềm lưu hồ sơ trên máy tính như
- Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.
- Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD.
- Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.
- Quyền truy cập thông tin, hồ sơ trên máy tính
- Ai được quyền xem thông tin?
- Ai được quyền chỉnh sửa, cập nhật thông tin?
- Hãy tạo thêm một cột trong bảng thông tin với nội dung: những người được quyền truy cập và/hoặc chỉnh sửa.
Một số lỗi lưu hồ sơ thường hay mắc phải
- Lưu hồ sơ lung tung trên máy không biết chỗ tìm kiếm khi cần
- Lưu hồ sơ trong ổ đĩa C ( không nên lưu trong ổ đĩa C mà hãy lưu vào trong ổ đĩa D vì vô tình chúng
- ta format thì tất cả dữ liệu trong ổ đĩa C bị biến mất).
Trên đó là cách lưu trữ và quản lý hồ sơ dữ liệu cơ bản nhất, tùy theo vào tính chất công việc mà các bạn có thể chọn cách lưu trữ hồ sơ khác nhau.
Một số thông tin cung cấp trong bài viết hy vọng hữu ích cho bạn, nếu cần lưu trữ hồ sơ chứng từ với giá rẻ chất lượng và uy tín, hãy liên hệ ngay với chúng tôi Lưu hồ Sơ tự hào là đơn vị đi đầu trong dịch vụ lưu hồ, sơ chứng từ rất hân hạnh được phục vụ bạn.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: https://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn: https://luuhoso.com/
