Tìm hiểu về dịch vụ lưu hồ sơ pháp lý trong kinh doanh

Hồ sơ pháp lý là loại hồ sơ gì?

Trong quá trình vận hành khi kinh doanh, buôn bán sản phẩm, dịch vụ của các công ty, luôn luôn có rất nhiều loại hồ sơ phát sinh và cần công tác lưu hồ sơ mà trong đó có rất nhiều loại hồ sơ. Từ các dạng hồ sơ bình thường như giấy tồ nhập xuất, bạn hàng, phiếu thu, chi cho đến các loại hồ sơ cần bảo mật cao như hợp đồng, hồ sơ pháp lý. Vậy hồ sơ pháp lý là gì?

>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM

Lưu hồ sơ pháp lý rất quan trọng

Lưu hồ sơ pháp lý rất quan trọng

Hồ sơ pháp lý là các dạng hồ sơ có giá trị cao về mặt pháp luật và tất cả các công ty kinh doanh đều có các loại hồ sơ này. Chúng là các loại hồ sơ cần độ bảo mật trong lưu trữ cực kỳ cao và rất quan trọng của mỗi công ty. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết về dạng hồ sơ pháp lý quan trọng này để có được cái nhìn tổng quan thật chính xác và có các phương án thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ sao cho thật phụ hợp.

>> Bài viết liên quan: 

Những đặc điểm của hộ sơ pháp lý

Về hồ sơ và chứng từ,chúng có rất nhiều đặc điểm riêng. Hồ sơ pháp lý cũng vậy. do có giá trị cao về mặt pháp lý nên chúng có rất nhiều đặc điểm mà chúng ta cần tuân thủ.

Các dạng hồ sơ pháp lý mà chúng ta thường gặp bao gồm: Hợp đồng lao động, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Giấy chứng nhận sản phẩm, dịch vụ hay các loại giấy tờ được thông qua bởi nhà nước và các bộ, ngành kiểm duyệt liên quan trọng kinh doanh.

Tính chất đầu tiên của loại hồ sơ pháp lý này là:

Được chứng thực, nghiêm cấm in, sao bất hợp pháp

Hầu hết các loại hồ sơ pháp lý này đều cần được chứng thực, có chữ ký và mộc đóng dấu của những người có quyền để cấp. Chúng là bản duy nhất không được sao lưu và sử dụng. Chỉ có bản gốc mới có giá trị.

Từ đó chính vì lý do từ yếu tố này, chúng ta thấy được việc lưu kho hồ sơ (http://luuhoso.com) cho các loại hợp đồng, giấy tờ và hồ sơ pháp lý này rất quan trọng. Nếu bị mất mát chúng ta cần phải làm lại với rất nhiều thủ tục phiền phức.

Có giá trị pháp lý nghiêm ngặt

Về giấy tờ pháp lý thì tính pháp lý của chúng rất nghiêm ngặt. Mọi hành vi làm giả giấy tờ, giả mạo chữ ký và con dấu đều vi phạm pháp luật.

Một dạng hồ sơ pháp lý

Một dạng hồ sơ pháp lý

Ngay cả việc truy xuất, sử dụng các loại hồ sơ, giấy tờ này cũng cần phải được sự cho phép của người có thẩm quyền. Vì thế các loại hồ sơ trên có thể gọi là các dạng hồ sơ mật cần được bảo quản một cách an toàn và đảm bảo. Bất cứ mọi hình thức truy xuất, sử dụng đếu cần có công văn cho phép của người có trách nhiệm và quyền hành đối với các loại hồ sơ này mới được thực hiện.

Những yêu cầu cần có khi lưu hồ sơ pháp lý

Từ các tính chất ràng buộc trên của loại hồ sơ pháp lý. Chúng ta có thể nhận thấy rằng công tác lưu trữ và bảo quản của loại hồ sơ này không hề dễ dàng. Ngoài việc giữ cho chúng luôn trong tình trạng hoàn hảo để phục vụ cho nhu cầu sử dụng sau này. Khi lưu hồ sơ pháp lý chúng ta cũng cần có các tính chất sau:

Tính bảo mật cao khi lưu trữ

Tính bảo mật là yêu cầu quan trọng nhất của các loại hồ sơ này. Có nhiều loại hồ sơ có tính chất bảo mật cao như hồ sơ đấu thầu, Hồ sơ liên quan đến kinh doanh pháp lý đều cần phải có niêm phong chặt chẽ và có các công văn chuẩn mới có thể tiến hành mở chúng ta.

Từ đó tính an toàn khi thực hiện lưu trữ các loại hồ sơ pháp lý này luôn được đặt lên mức nhiệm vụ cao nhất. Không gian lưu trữ cần kín đáo, an toàn, có các biện pháp phòng tránh độ nhập và truy xuất bất hợp pháp hữu hiệu.

Quản lý chặt chẽ, hạn chế mất mát

Tính quản lý chặt chẽ cũng đã được nêu ra trong phần bảo mật. Để thực hiện tính chất này, chúng ta cần có các loại tủ kệ chứa hồ sơ có khóa an toàn, phòng chưa hồ sơ phải có camera giám sát và bảo vệ nghiêm ngặt tránh mọi tình huống đột nhập từ bên ngoài ảnh hưởng đến tính chất bảo mật của loại hồ sơ trên.

Ở một số công ty không có đủ khả năng tạo điều kiện an toàn khi lưu trữ họ thường sử dụng dịch vụ lưu kho hồ sơ để sử dụng.

Lưu Hồ Sơ – Dịch vụ lưu hồ sơ pháp lý an toàn, đáng tin cậy

Vinamoves là một công ty dịch vụ lưu kho hồ sơ cao cấp và chất lượng nhất hiện nay. Với đầy đủ cơ sở vật chất từ kho lưu an toàn, hệ thống bảo mật hiện đại thì gói lưu trữ hồ sơ pháp lý của công ty là một trong những biện pháp an toàn nhất để bạn có thể lưu giữ các loại hồ sơ, chứng từ pháp lý cho riêng mình.

Những cam kết về dịch vụ lưu hồ sơ pháp lý

Khi thực hiện lưu trữ gồ sơ pháp lý dịch vụ cho khách hàng, công ty luôn đảm bảo cho khách hàng về yếu tố bảo mật hoàn hảo nhất và sẵn sàng chịu mọi trách nhiệm nếu có xảy ra mất mát hay hồ sơ bị truy cập trái phép dưới mọi hình thức.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn:http://luuhoso.com/

Hướng dẫn trình tự quét dọn, vệ sinh kho lưu hồ sơ chuẩn nhất
Cách để chuẩn bị một kho lưu chứng từ cỡ nhỏ hiệu quả
Menu
1800 9224