Tổng hợp các kỹ năng cần thiết để lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Mục lục:

Lưu trữ hồ sơ là gì?

Công tác thực hiện lưu hồ sơ chính là tạo ra một không gian, điều kiện môi trường tốt nhất để đặt, để, chứa các loại hồ sơ số liệu cho thật hoàn chỉnh nhằm mục đích bảo tồn các loại hồ sơ này lâu dài trong điều kiện tốt nhất, tránh việc chúng bị thất lạc, hư hao mất mát để phục vụ cho nhu cầu sử dụng lại chúng trong tương lai không xa.

Thường thì khi thực hiện lưu trữ các loại hồ sơ, chúng ta cần có kho lưu riêng, các loại hồ sơ được chứa đựng và bảo quản trong các loại tủ kệ với môi trường tiêu chuẩn và sẽ có một hoặc nhiều nhân viên đảm nhiệm trọng trách phân bố khi lưu và truy xuất khi có yêu cầu.

>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 1, quận 2, quận 3 TPHCM

Hồ sơ trong kệ lưu chuẩn

Tầm quan trọng trong công tác lưu hồ sơ

Ngày nay, bất cứ công ty nào hoạt động kinh doanh đều có rất nhiều loại hồ sơ được phát sinh như hồ sơ về thuế, hồ sơ xuất nhập hàng hóa, hợp đồng với khách hàng… Và phần lớn sau khi sử dụng các loại hồ sơ này, chúng ta vẫn phải lưu giữ chúng lại để đối chiếu hay sử dụng tiếp trong tương lai.

Từ đó công tác lưu chứng từ, hồ sơ trở thành một trong những công tác rất quan trọng mà chúng ta cần thực hiện cho thật tốt. Công ty hoạt động càng lâu năm thì số lượng hồ sơ của họ càng lớn và công tác này càng quan trọng trong dây chuyền hoạt động kinh doanh của họ.

>>> Bài viết dành cho bạn:

Nhu cầu lưu trữ hồ sơ hiện nay

Từ tầm quan trọng đó chúng ta thấy rằng ngày nay, nhu cầu về lưu trữ hồ sơ thực sự rất lớn, chúng ta cần phải có được cho mình những kho lưu tiêu chuẩn, nếu không ít nhất bạn cũng tìm ra được cho mình một dịch vụ cho thuê kho lưu trữ thật tốt thật chất lượng.

Hôm nay chúng ta sẽ tập trung vào những kỳ năng cần thiết cho một nhân viên quản lý kho lưu trữ cho các công ty riêng hoặc cho các công ty dịch vụ chuyên về việc cung cấp các gói dịch vụ cho thuê kho và thực hiện hoạt động lưu trữ cũng như truy xuất hồ sơ hiện nay để có thể hoàn thành thật tốt những công tác trọng yếu của chúng ta trong lĩnh vực lưu trữ hồ sơ.

Kho lưu tiêu chuẩn cao

Các kỹ năng cần có khi lưu trữ hồ sơ

Một nhân viên lưu trữ quản lý kho lưu trữ hồ sơ thực sự có rất nhiều thứ để làm, trong tay họ là cả một hệ thống hồ sơ, thông tin quan trọng có ảnh hưởng rất lớn đến sự uy tín hoặc tiêu chuẩn làm việc của một công ty. Từ đó mà họ cần có rất nhiều kỹ năng để thực hiện tốt công việc của mình. Vậy các kỹ năng tiêu chuẩn cần có để thực hiện lưu trữ hồ sơ bao gồm các kỹ năng sau để giúp cho chúng ta có thể giúp cho chúng ta quản lý và bảo quản hồ sơ sao cho thật tốt.

Cách sắp xếp hồ sơ khi lưu hồ sơ

Sắp xếp khi lưu hồ sơ là một trong những quy trình rất quan trọng mà người thực hiện cần phải có những kỳ năng sắp xếp hợp lý. Trước khi sắp xếp hồ sơ chúng ta cần tính toán và phân loại thật kỹ càng theo từng hạng mục chẳng hạn như loại hồ sơ theo từng công ty, loại hợp đồng hay các loại khác để giúp cho chúng ta có thể sau này truy xuất và quản lý thật dễ dàng. Tuy nói thì thật đơn giản nhưng khi bắt tay vào thực hiện chúng ta sẽ thấy rằng chúng hoàn toàn không đơn giản như chúng ta nghĩ mà nó sẽ rất phức tạp và cần rất nhiều kỹ năng để có thể thực hiện.

Cách bảo quản hồ sơ cho kho lưu

Ngoài sắp xếp, bảo quản hồ sơ cũng là một công việc quan trọng, tiêu chí chính của việc bảo quản hồ sơ là giúp chúng luôn giữ nguyên được hiện trạng ban đầu, không bị nhăn, phai màu chữ hay rách. Để có thể hoàn thành được công việc này, đòi hỏi kho lưu cần được bố trí tiêu chuẩn, vệ sinh định kỳ và đúng cách. Thường thì công việc này sẽ tốn không nhiều thời gian nhưng cần sự hợp lý trong khâu thiết kế và bố trí rất cao để hạn chế tình trạng kho lưu bị ẩm hay có quá nhiều bụi.

Cách truy xuất hồ sơ chính xác

Lập danh mục lưu trữ hồ sơ

Kế đó chính là truy xuất thật nhanh chóng theo yêu cầu của khách hàng. Công việc này dễ hay khó tùy thuộc rất nhiều vào yếu tố sắp xếp mà chúng ta đã đề cập ở mục đầu tiên. Trong quá trình truy xuất số lượng lớn hồ sơ, chúng ta cần có biện pháp đánh dấu dể sau khi sử dụng xong chúng ta có thể bố trí chúng lại ở hiện trạng nguyên vẹn và không bị xáo trộn.

Cách giải quyết nếu không có kho lưu hồ sơ riêng

Nếu như chúng ta không có đủ không gian để xây kho lưu hay không có nguồn nhân lực thực hiện thì biện pháp tốt nhất chính là sử dụng dịch vụ lưu trữ của đơn vị uy tín. Đó là một trong những yếu tố quan trọng mà chúng ta cần thực hiện để có thể đầu tư thật chính xác cho việc xử lý các loại hồ sơ lưu kho của mình. Và nên chọn các công ty uy tín, lớn để đảm bảo về chất lượng dịch vụ cho chúng ta.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84 28 6258 9547 – +84 28 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/

Nguồn:http://luuhoso.com/lien-he/