Tổng hợp những loại hồ sơ kinh doanh cần lưu trữ

Mục lục:

Hồ sơ kinh doanh là gì

Trong các hạng mục lưu hồ sơ,chúng ta có một hạng mục rất quan trọng mà hầu hết các công ty từ kinh doanh sản phẩm, dịch vụ đến các loại hình khác đều cần phải thực hiện đó chính là công tác lưu hồ sơ kinh doanh. Vậy hồ sơ kinh doanh là gì?

Hồ sơ kinh doanh chính là các loại giấy tờ, chứng từ có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng ta cần phải có sự phân biệt rõ ràng giữa đối tượng hồ sơ kinh doanh và các loại hồ sơ khác. Các loại hồ sơ kinh doanh tiêu biểu như hóa đơn, chứng từ nhập, xuất, bán hàng… chúng là loại hồ sơ kinh doanh. Còn các loại hồ sơ như thông tin nhân viên, hợp đồng nhân viên… chúng là hồ sơ nhân sự và trên thực tế, mỗi công ty đều có cho mình các hạng mục hồ sơ tiêu biểu khác nhau rất nhiều.

>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói quận 1, quận 2, quận 3

Lưu hồ sơ kinh doanh có cần thiết

Trong tất cả các loại hồ sơ thì có lẽ hồ sơ kinh doanh luôn có số lượng rất lớn, các công ty hoạt động càng lâu năm thì số lượng hồ sơ kinh doanh của họ càng lớn. Tuy lúc này họ chưa dùng đến nhưng trong tương lai, chắc chắn sẽ cần sử dụng và từ đó hồ sơ kinh doanh cần có một hình thức lưu chứng từ, hồ sơ thật tốt để đảm bảo chúng luôn nguyên vẹn và sẵn sàng bất cứ lúc nào chúng ta cần đem ra sử dụng.

Hồ sơ kinh doanh

Các loại hồ sơ kinh doanh cần lưu

Đầu tiên, để có thể lưu hồ sơ kinh doanh thật tốt và chuẩn, bước phân loại các hạng mục hồ sơ theo từng loại để lưu, sau này dễ truy xuất là bước quan trọng nhất. Sau đây chúng tôi xin gửi đến các bạn những hạng mục hồ sơ cần lưu trữ để có thể phân loại cho thật tốt.

Các hạng mục hồ sơ cần phân loại bao gồm 3 loại chính, các bạn có thể từ ba loại này mà phân ra làm nhiều mục nhỏ khác nhau nữa như hồ sơ theo dự án, công ty khách hàng, theo năm hay theo quý để tiện việc quản lý và truy xuất chúng khi cần.

>>> Bài viết dành cho bạn:

Hồ sơ thống kê

Hồ sơ thống kê bao gồm các biểu mẫu thống kê tổng hợp như doanh thu theo tháng, năm, quý hay tổng số lượng hàng nhập, xuất theo năm, tháng. Đây là loại hồ sơ cơ bản đầu tiên bạn cần lưu để có thể thực hiện việc truy xuất, so sánh lại chúng khi cần. Và thường loại hồ sơ này chiếm khá nhiều diện tích khi lưu trữ vì các hạng mục chúng ta cần thống kế theo mỗi năm hay ít nhất là mỗi tháng sẽ khá nhiều.

Hồ sơ hợp đồng

Tiếp theo là hồ sơ dạng hợp đồng. Đây là bảng hồ sơ khi lập hợp đồng với khách hàng, mỗi bên thường giữ một bản và đương nhiên, với các loại hợp đồng này chúng ta cần phải thực hiện lưu trữ lại thật rõ ràng vì chắc chắn sau này, khi thanh lý hợp đồng hay có những rắc rối trong quá trình thực hiện chúng ta cần dùng chúng như một khuôn mẫu, quy tắc để thực hiện theo. Và loại hồ sơ hợp đồng này thường mang tính bảo mật cao.

Hồ sơ mật

Nằm trong số lượng hồ sơ ít nhất nhưng quan trọng nhất đó chính là các loại hồ sơ mật. Các loại hồ sơ mật này thường là tài liệu quan trọng của các dự án như hồ sơ đấu thầu một công trình, dịch vụ hay hồ sơ về các khách hàng, nhà tài trợ, hồ sơ về các dự án sắp được thực hiện nhưng chưa công bố… Tuy chiếm số lượng ít nhất độ bảo mật cần có của các loại hồ sơ này là cực kỳ cao. Bạn cần phải đảm bảo chúng không bị thất thoát và tiết lộ.

Lưu trữ hồ sơ kinh doanh

Những quy định cần biết về lưu hồ sơ kinh doanh

Và thực sự trong lưu hồ sơ này, chúng ta luôn cần có những quy định, những ràng buộc để chúng ta có thể thực hiện thật tốt. Có 3 quy định ràng buộc cơ bản mà chúng ta thường thấy trong các quy trình lưu hồ sơ thông dụng hiện này bao gồm:

Độ bảo mật

Đây là điều cơ bản đầu tiên, một khi chúng ta thực hiện lưu các loại hồ sơ thì chúng ta cần đảm bảo chỉ những người có quyền mới có thể thực hiện truy xuất, lấy, xem hồ sơ. Còn lại nó phải được giữ bảo mật tuyệt đối.

Tính thực thi

Đây là yêu cầu cho sự nhanh chóng khi thực hiện truy xuất hồ sơ, khi một người có quyền truy xuất yêu cầu, nhiệm vụ của nhân viên lưu trữ chính là phải thực hiện việc truy xuất thật nhanh chóng.

Kho lưu hồ sơ

Tiêu chuẩn lưu giữ

Và tiêu chuẩn cuối cùng này cũng rất quan trọng. đó chính là yếu tố về sự nguyên vẹn, tiêu chuẩn cao nhất khi lưu kho hồ sơ, trong một thời gian dài cất giữ chúng ta cũng vẫn phải đảm bảo được tính chất nguyên vẹn cho các loại hồ sơ này.

Có nên sử dụng dịch vụ lưu hồ sơ đối với hồ sơ kinh doanh

Nếu như doanh nghiệp của bạn có quá nhiều hồ sơ kinh doanh cần lưu, kho lưu của bạn lại bị giới hạn thì tốt nhất bạn nên sử dụng các dịch vụ lưu hồ sơ để họ giúp bạn bảo quản thật an toàn và cung cấp cho bạn nhiều yếu tố chuyên nghiệp nhất.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84 28 6258 9547 – +84 28 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/

Nguồn:http://luuhoso.com/lien-he/