Vai trò của công tác lưu trữ hồ sơ là do công việc đặc thù với việc bảo quản và tổ chức sử dụng các tài liệu. Với các công ty nhà nước hoặc bất kỳ công ty kinh doanh tư nhân nào thì việc lưu trữ luôn được xem là một công việc vô cùng quan trọng. Việc quản lý là không thể thiếu và tài liệu hồ sơ lưu trữ ghi lại tất cả thông tin liên quan đến sự phát triển cũng như là việc bảo mật thông tin một cách an toàn. Tất cả những thông tin lưu trữ là tài liệu có độ tin cậy cao do nguồn gốc và đặc thù của nó co tính chất đặc trưng về mặt pháp lý cũng như là bằng chứng liên quan đến công việc quan trọng của công ty.
Vai trò quan trọng của công tác lưu trữ
Việc xây dựng nên thể chế hành chính của một công ty là rất quan trọng góp một phần không hề nhỏ trong chất lượng hiệu quả hệ thống công ty. Ban hành các văn bản hành chính từ rất nhiều nguồn khác nhau và khi bạn lưu trữ phân loại thì sẽ dễ dàng tìm kiếm cũng như kiểm soát một cách dễ dàng, đơn giản hơn rất nhiều. Ngoài những tài liệu quan trọng như hợp đồng của công ty những chiến lược phát triển công ty thì những thông tin hồ sơ liên quan đến nhân viên của công ty thì cũng phải lưu trữ một cách an toàn.
Ghi chú tài liệu
Đó là cơ sở và những thông tin liên quan đến nhân viên của công ty mà mọi công ty đều phải lưu trữ một cách đảm bảo. Những thông tin cơ bản và ghi chú tên đầy đủ bên ngoài hoặc những thông tin cơ bản khác. Ngoài ra việc sắp xếp hồ sơ cũng phải được áp dụng một hay nhiều phương pháp khoa học khác nhau. Việc sắp xếp hỗn hợp thì bạn nên áp dụng và lấy các ký tự để có thể truy tìm các tư liệu một cách dễ dàng. Nếu như hồ sơ cùng tên và phát triển một cách liên tục thì việc phân loại theo từng giai đoạn là vô cùng cần thiết.
Hệ thống kho rộng rãi
Các loại hồ sơ riêng biệt nhưng lại có cùng tên nên đặt mã phụ hoặc sử dụng bìa hồ sơ có nhiều khác nhau để có thể phân biệt một cách dễ dàng. Nó có thể dàng mở rộng và mang lại một sự bảo mật vô cùng hiệu quả. Nó cho phân biệt và nhận diện hiệu quả các đề mục một cách dễ dàng cũng như có thể cung cấp một số tham chiếu. Việc sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian luôn được áp dụng một cách phổ biến bởi hệ thống này vô cùng tiện lợi và tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như không gian khi tìm kiếm vì thế việc truy xuất và nhập dữ liệu sẽ dễ dàng hơn.
